Das DLR ist das Forschungszentrum der Bundesrepublik Deutschland für Luft- und Raumfahrt. Seine umfangreichen Forschungs- und Entwicklungsarbeiten in Luftfahrt, Raumfahrt, Energie und Verkehr sind in nationale und internationale Kooperationen eingebunden. Über die eigene Forschung hinaus ist das DLR als Raumfahrtagentur im Auftrag der Bundesregierung für die Planung und Umsetzung der deutschen Raumfahrtaktivitäten zuständig. Das Aufgabengebiet umfasst
- die Erforschung von Erde und Sonnensystem,
- die Forschung für den Erhalt der Umwelt,
- die Entwicklung umweltverträglicher Technologien zur Steigerung der Mobilität sowie für Kommunikation und Sicherheit.
Das Forschungsportfolio des Deutschen Luft- und Raumfahrtzentrums reicht von der Grundlagenforschung bis hin zur Entwicklung von innovativen Anwendungen und Produkten von morgen. Damit ist das DLR die Speerspitze der deutschen Forschung. So trägt das dort gewonnene wissenschaftliche und technische Know-how zur Stärkung des Industrie- und Technologiestandortes Deutschland bei.
Das DLR beschäftigt circa 6500 Mitarbeiter, unterhält 29 Institute bzw. Test- und Betriebseinrichtungen und ist an 13 Standorten in Deutschland vertreten. Zudem unterhält das DLR Büros in Brüssel, Paris und Washington D.C.
Ausgangssituation
Die Arbeit des DLR stellt hohe Anforderungen an seine IT-Ausstattung. So beherbergt das Forschungszentrum sehr unterschiedliche IT-Arbeitsplätze, die von klassischen Verwaltungs- bis zu hoch performanten Forschungsarbeitsplätzen im Labor reichen.
Jedes Institut und jede Einrichtung des DLR agierte teilweise in eigener Budgetverantwortung, das bedeutet, dass benötigtes Zubehör – auch im Bereich der IT – eigenständig beschafft wurde. Das führte über die Jahre zu einer heterogenen IT-Landschaft, die höchst unterschiedliche Geräte in unterschiedlicher Ausstattung und von unterschiedlichen Herstellern beinhaltete.
Daher entschloss sich das DLR zu einer Standardisierung der verwendeten IT-Geräte auf Clientseite und zu einer Neuausrichtung des IT-Einkaufsmanagements.
Projektziele
Ziel des DLR war die Standardisierung seiner IT-Ausstattung durch Definition eines einheitlichen Warenkorbes für Clients und deren Peripheriegeräte. Damit einher gingen Teilziele wie
- der effizientere Betrieb der IT-Arbeitsplätze aufgrund einer insgesamt homogenen IT-Landschaft
- die Erzielung besserer Konditionen durch Fokussierung auf wenige Hersteller und Bündelung der Einkaufsvolumina
- die Reduktion von internen Prozesskosten, die vormals durch die Suche und Auswahl der benötigten Geräte an unzähligen Stellen im DLR entstanden war
- eine höhere Visibilität auf Herstellerseite und damit eine bessere Betreuung des Großkunden DLR
Projektbeschreibung
Der Einkauf des DLR verfolgt im Desktop- und Notebookbereich eine konsequente Zwei-Hersteller-Strategie. Der Warenkorb des DLR beinhaltet hier ausschließlich Geräte der Hersteller Fujitsu Technology Solutions und Dell. Bei Peripheriegeräten erfolgte eine Fokussierung auf derzeit einen Hersteller, so zum Beispiel im Bereich der Drucker, die aus dem Hause Hewlett Packard stammen.
Aus dem zentralen und DLR-einheitlichen Warenkorb werden die 10.000 IT-Arbeitsplätze bestückt. Neben den regulären, klassischen Arbeitsplätzen der 6.500 Mitarbeiter sind darin auch Labor- und Forschungsarbeitsplätze enthalten. Die bestellten Geräte werden von drei Rahmenvertragspartnern geliefert – darunter DATAGROUP.
Zudem hält DATAGROUP einen Lagerbestand definierter, vorkonfigurierter Geräte für das DLR vor. Die meisten Hardwarehersteller unterhalten keine Lager mehr, sondern produzieren nach Bestellung, so dass die Lieferzeiten bis zu zwei Wochen betragen können. Durch die Lagerhaltung der DATAGROUP reduziert sich diese Zeit erheblich: 70 % der Bestellungen sind nach nur 3 Tagen beim DLR vor Ort.
Neben den Clients und deren Peripheriegeräten umfasst die langjährige Zusammenarbeit auch die Beschaffung von Sonderzubehör für Forschungsprojekte. Daneben arbeiten DLR und DATAGROUP auch projektbezogen zusammen, so zum Beispiel im Bereich von Storagelösungen.
Ausblick
Das DLR arbeitet gemeinsam mit DATAGROUP an der Weiterentwicklung des Bestellprozesses. Geplant ist ein Shopsystem (Elektronisches Kaufhaus) für den DLR-Warenkorb, aus dem die Institute und Einrichtungen ihre benötigten Geräte bestellen können. Solch ein Shop würde die Prozesskosten nochmals erheblich reduzieren.
Kundenbewertung
„Die Neuausrichtung des Einkaufsmanagements hat in Zusammenarbeit mit unseren Händlern schnell Ziele erreicht: Die vormals heterogene Clientlandschaft ist auf einen Warenkorb von 45 Geräten standardisiert, die Kosten für Beschaffung und Unterhalt der IT-Arbeitsplätze sind erheblich gesunken. DATAGROUP ist seit Jahren ein verlässlicher Partner, der versteht, wie man sich in einer Forschungslandschaft produktiv einbringt. Für uns sind Vertrauen und Kontinuität elementare Bestandteile einer Partnerschaft. Daher freuen wir uns auf die Weiterentwicklung unseres Einkaufsmanagements mit DATAGROUP.“
Jürgen Hausmann, Warengruppenmanager IKT, Einkauf DLR
