Die Papierfabrik August Koehler AG gehört mit fünf Standorten zu den letzten unabhängigen Papierherstellern in Deutschland. Das Unternehmen wurde 1807 in Oberkirch gegründet, setzt jährlich rund 525 Millionen Euro um und produziert 410.000 Tonnen Papier. Am Stammsitz Oberkirch produziert die Koehler AG mit drei Pa-piermaschinen Feinpapiere, Selbstdurchschreibepapiere und Dekorpapiere. Dort befinden sich rund 70 Server im Einsatz, angeschlossen sind 600 Arbeitsplätze. Das Unternehmen ist in Sachen IT sehr fortschrittlich und arbeitete als weltweit erster Anwender mit der 64-Bit-Version von SAP R/3.
Hardwarekosten sind relativ
Nicht die Anschaffung, sondern Wartung und Ausfall dominieren die Kostenbilanz eines PC-Arbeitsplatzes. Nur mit acht Prozent schlagen die direkten Beschaffungskosten zu Buche, rund 2 Prozent hingegen entfallen auf den Wartungs- und Administrationsblock des laufenden Betriebes. Die Hoffnung, durch extrem preissensiblen Einkauf der Rechner, Drucker, Monitore oder Laufwerke die Kosten nachhaltig zu senken, ist also ein Trugschluss.
Konsistente Strukturen
Administrationskosten schnellen immer dann in die Höhe, wenn eine heterogene PC-Landschaft entsteht oder existiert. Unterschiedliche Versionen der Applikationen und Hardware-Standards sorgen für einen wachsenden Aufwand bei Verwaltung, Wartung und Fehlerbeseitigung. Je heterogener, desto größer werden die Folgekosten bei Ausfällen. Das Bereitstellen von Ersatzgeräten ist im betrieblichen Alltag oftmals gar nicht vorgesehen oder mit umfangreichen Vorarbeiten verbunden.
Die Konsistenz der PC-Arbeitsplätze ist somit die wesentliche Voraussetzung für eine strategische Kostensenkung. Erreicht wird dies primär durch ein standardisiertes Beschaffungswesen, das neben den Preisen verstärkt Zuverlässigkeit, Kompatibilität, Upgradefähigkeit und Integrationsfähigkeit berücksichtigt. Entsprechende Vorgaben verkürzen und vereinfachen den Einkauf erheblich – und ermöglichen eine effiziente Kostenkontrolle zu jedem Zeitpunkt.
Der Warenkorb
Ein solches Beschaffungssystem realisierte die DATAGROUP Offenburg GmbH für den Papierhersteller August Koehler AG in Oberkirch. Künftig läuft der Einkauf neuer Hardware-Komponenten über ein Warenkorb-System, auf das die zuständigen Mitarbeiter online Zugriff haben.
Mit dem System lassen sich genau vordefinierte Gerätekonfigurationen ordern – direkt und reibungslos. Die aufwändige Suche nach den aktuellsten Geräten entfällt, weil der externe Partner, die DATAGROUP Offenburg GmbH, das hinterlegte Angebot regelmäßig überarbeitet und dem neuesten Stand der Technik, der Preissituation sowie den Anforderungen des Kunden anpasst.
Grundlage des Warenkorb-Systems ist die Festlegung der Hardware-Typen und der schließlich die Konfigurationen. Die besondere Kompetenz der DATAGROUP-Mitarbeiter lag dabei in der herstellerübergreifenden Beratung bei technischen und kaufmännischen Details. Außerdem stellte die DATAGROUP Offenburg GmbH Demonstrationsgeräte zur Verifizierung der Anforderungen. Die ausgewählten Produkte stehen nun nach Kategorien unterteilt abrufbereit im Online-System bereit.
Das Budget im Blick
Mit diesem Warenkorb-Instrument sind nicht nur die IT-Investitionen planbarer und transparenter, auch erlaubt es den Mitarbeitern der Koehler AG, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Und schließlich ist die Konsistenz der IT-Landschaft ebenso gesichert wie der rasche Ersatz bei einzelnen Geräteausfällen.
Kundenbewertung
„Vor der Einführung des Warenkorb-Systems haben wir jeden neuen Rechner und jedes Peripherie-Gerät einzeln bei unseren Partnern angefragt. Dieser aufwändige und bürokratische Ablauf schien uns stark verbesserungswürdig.
Mit dem DATAGROUP-Service konnten wir den Beschaffungsvorgang deutlich verschlanken und eine Gerätekontinuität erreichen. Wir adaptieren zwar stets rasch neue Entwicklungen, doch auf Seiten der Hardware-Plattform bemühen wir uns um eine gewisse Ruhe. IT ist für uns nicht Selbstzweck, sondern hält unser rund um die Uhr produzierendes Unternehmen wettbewerbsfähig – daher finden die IT-Entscheidungen in enger und unbürokratischer Kooperation mit dem Vorstand der Koehler Gruppe statt.“
Alexander Fischer, Leiter der IT-Basis bei der August Koehler AG
