Die reibungslose SAP S/4HANA Transformation der Stadtwerke Tübingen

Die Stadtwerke Tübingen – alias swt– richten ihren Blick fast immer auf das große Ganze, manchmal aber auch nur auf Kleinigkeiten vor der Haustür. Sie haben eine Leidenschaft für nachhaltige Energie, lieben Busse und Bäder und treiben Innovationen im Unternehmen sowie der Region voran. Und das schon seit über 160 Jahren. Neben Veränderungen in ihrer Branche muss sich aber auch die IT der swt anpassen, um immer „Up to Date“ zu bleiben. Dies gelang mit DATAGROUP an ihrer Seite, da das Unternehmen bereits vielfältige Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Stadtwerken und weiteren öffentlichen Auftraggebern vorweisen kann.

Eine grüne Wiese für die grünen Stadtwerke Tübingen

Da die aktuell genutzten SAP-Systeme der Generation SAP ECC nur noch bis 2027 gewartet werden, und höchste Sicherheitsstandards für die Stadtwerke Tübingen von großer Bedeutung sind, war ein Upgrade selbstredend: Das neue SAP S/4HANA sollte im Greenfield-Ansatz eingeführt werden.

DATAGROUP setzte das neue S/4HANA-System auf Basis der SAP-Best-Practice-Prozesse wie eine grüne, weite Wiese komplett neu auf. 70 – 80 % der Geschäftsprozesse der swt waren bereits durch den SAP Standard abgedeckt. Die restlichen 20 – 30 % wurden durch das Team von DATAGROUP durch Zusatz-Customizing vervollständigt. Für die Stadtwerke Tübingen war der Greenfield-Ansatz perfekt geeignet, da die bestehenden Prozesse ihres SAP ECC verschlankt werden sollten und mit dem SAP S/4HANA-System ein Neustart und eine zeitgemäße Modernisierung möglich war.

Bevor die Einführung starten konnte, führte unser Team eine Fit-to-Standard Analyse durch. Dieses sechs-monatige, prozessorientierte Vorprojekt diente der Bewertung, wie hoch die prozentuale Abdeckung der von SAP ausgelieferten SAP Best Practices im Bezug auf die Geschäftsprozesse der swt sein würde. Im Anschluss wurde ein zwölf-monatiges SAP S/4HANA-Einführungsprojekt mit folgenden Prozessen beauftragt:

• Source-to-Pay – Beschaffung und Warenwirtschaft
• Order-to-Cash – Vertrieb
• Enterprise Asset Management EAM – Instandhaltung
• Projektsystem für Projektabwicklung
• Record-to-Report – Finanzwesen
• Plan-to-Perform – Controlling

Im Rahmen des Projekts wurde auch der Einsatz von neuen, flexiblen Workflows von SAP festgelegt. Zusätzlich wurde die DATAGROUP-eigene Lobster-Lösung für den Versand von X-Rechnungen implementiert. Dabei handelt es sich um den deutschlandweiten Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern, was der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.

DATAGROUPs Expertise führt zu höchster Zufriedenheit

Bei fast 60 Buchungskreisen innerhalb der Stadtwerke Tübingen galt es, sehr sorgfältig zu arbeiten.

Zahlreiche Stakeholder und ihre prozessuale Interessen mussten mit der Neueinführung des SAP-Projektsystems, einer entsprechenden Budgetierung, dem SAP Investitionsmanagement und der Instandhaltung sowie dem Aufbau neuer Ad-Hoc-Berichte in Einklang gebracht werden. Durch die umfassende Koordination gelang DATAGROUP eine erfolgreiche Zusammenführung aller integrativen Prozesse. Nach dieser Herausforderung stellte der reibungslose Go-Live einen großen Erfolg für das Projektteam von DATAGROUP und der swt dar.

Dies ist nicht nur der sehr guten Testdurchführung und Cut-Over-Planung zu verdanken, sondern auch dem von Anfang an gelebten ONE-TEAM-Gedanken der swt und DATAGROUP. Es fand während der gesamten Projektlaufzeit ein regelmäßiger Austausch mit dem gesamten Projektteam von rund 25 Personen, sowie eine beidseitig positiv und konstruktiv gelebte, sehr enge Zusammenarbeit in der Projektleitung statt.

Zudem konnte DATAGROUP durch umfassende Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern und ihren Sicherheitsstandards punkten.

über 160 Jahre Unternehmensgeschichte

rund 600 Mitarbeitende

knapp 60 Buchungskreise