Digitale Personalakte und SAP HCM für die Messe München

In der Realität sind viele Unternehmen noch weit vom papierlosen Büro entfernt. Die Messe München hat in Zusammenarbeit mit DATAGROUP einen weiteren Schritt in diese Richtung gemacht und die digitale Personalakte implementiert. Anstelle von Aktenschränken haben autorisierte Mitarbeiter von überall und schnell Zugriff auf die Daten und archivierten Dokumente über das SAP HCM System.

Digitale Personalakte mit XFT

Im Frühjahr 2020 begann die Messe München die Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter für digitale Personalakten XFT und DATAGROUP. Die Lösung von XFT basiert auf SAP und ist vollständig in SAP HCM integriert. Dadurch bietet das Tool zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten. Zudem ist auch keine gesonderte Applikation für die Arbeit mit der Personalakte notwendig. Ein vorhandenes Archivsystem kann über Standard-Schnittstellen angebunden werden, um die Dokumente der Personalakte rechtssicher zu archivieren.

Das Projekt

Während die XFT Standardsoftware und deren Lizenzierung von XFT stammt, wurde die gesamte Implementierung von erfahrenen DATAGROUP SAP Beratern übernommen. In einem ersten Kick-Off Workshop wurde der Fachabteilung die elektrobnische Personalakte präsentiert, Standardfunktionalitäten erläutert und weitere Möglichkeiten, , wie z.B. die individuellen Ordnerstrukturen aufgezeigt. Anschließend definierte die HR-Abteilung der Messe München auf dieser Basis ihre individuellen Anforderungen an die digitale Personalakte.

DATAGROUP entwickelte die entsprechenden Konzepte, vom IT-Konzept über das Berechtigungskonzept bis hin zur Digitalisierung der neu anfallenden Dokumente sowie für die Dokumente aus dem vorhandenen Papierarchiv. Hierfür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Scannen über einen zentralen Scanner in der Personalabteilung, über dezentrale Scanner oder die Möglichkeit, Dokumente und E-Mails direkt per Drag & Drop in der Akte abzulegen. Speziell für die Archivierung der Altakten wurde ein Scan-Dienstleister eingebunden.

Außerdem setzte DATAGROUP die technische Architektur im SAP HCM System auf und sorgte für die Anbindung des bestehenden Archivsystem.

Die Implementierung erfolgte in mehreren Phasen. So wurde zunächst im Testsystem ein Prototyp aufgebaut, den die HR-Abteilung prüfen konnte. Anschließend wurden notwendige Anpassungen implementiert und gestestet. Diese Phasen wurden mehrmals wiederholt, bevor es in die finale Testphase und letzten Nachkorrekturen ging und die Akte schließlich im August 2020 produktiv gesetzt wurde. In der anschließenden Hypercare-Phase wurde die Messe München vom Projektteam intensiv betreut und unterstützt, bevor die Anwendung in den Regelbetrieb überging.

Vorteile der digitalen Personalakte

  • Ressourcen werden eingespart: Anstatt zahlreicher Aktenschränke wird alles digital und rechtssicher abgespeichert
  • Berechtigungskonzept: Neben der Personalabteilung kann die Messe München nun auch Mitarbeitern oder Vorgesetzten einfach die Möglichkeit geben, die entsprechenden Akten einzusehen, ohne dass diese vor Ort sein müssen. Das SAP-Berechtigungskonzept wird verwendet
  • Umfangreiche Protokollierung
  • Detaillierte Konfiguration der Aufbewahrungsfristen. Die Vorgaben der DSGVO bezüglich der Löschfristen und Archivierung können so leichter umgesetzt werden
  • 4-Augen-Prinzip bei der Löschung von Dokumenten
  • Automatisierte Eingangsprozesse und automatisierte Steuerung der elektronischen Personalakte

„Bei der Messe München gehen wir konsequent in Richtung Digitalisierung. Durch die digitale Personalakte konnten wir auch zahlreiche Prozesse im Personalbereich digitalisieren und effizienter gestalten. DATAGROUP stand uns hier als kompetenter Implementierungspartner zur Seite.“

Simone Rudolph, Director Operate IT

„Mit der elektronischen Personalakte können wir einfacher und schneller Daten verarbeiten, archivieren und löschen, was uns die tägliche Arbeit sehr erleichtert. Dank der reibungslosen Kooperation mit DATAGROUP ist die Umsetzung genau nach Projektplan erfolgt. Durch die erreichte Kapazitätseinsparung bleibt uns mehr Zeit für strategische Personalarbeit!“

Susanne Fux, Payroll Manager

Über die Messe München

Die Messe München ist eine der international führenden Plattformen für Vernetzung – in München und in der Welt, vor Ort und digital. Getreu dem Claim „Connecting Global Competence“ bringt die Messe München Entscheider aus der ganzen Welt zusammen. Im Portfolio der Messe München finden sich über 50 Fachmessen für Investitions- und Konsumgüter sowie Neue Technologien, die sich mit gesellschaftlich aktuellen Themen befassen. Hierzu gehören die Weltleitmessen bauma, BAU, electronica, IFAT und ISPO Munich. Die jährlich mehr als 200 Veranstaltungen auf der Messe München ziehen rund 50.000 Aussteller und rund drei Millionen Besucher an. Seit 2021 veranstaltet der VDA in Zusammenarbeit mit der Messe München die IAA MOBILITY.

Die Messe München verfügt über eines der modernsten Messegelände der Welt und bietet ihren Kunden mit dem gesamten Messegelände in Riem, dem ICM – Internationales Congress Center München, im MOC Veranstaltungs­center München und im Conference Center Nord vier Locations, die sämtliche Kundenwünsche individuell erfüllen. Neben dem Heimatmarkt München ist die Messe München auch im Ausland sehr erfolgreich und in den wichtigen Wachstumsmärkten der Welt aktiv, unter anderem in China, Indien und Russland. Insgesamt ist die Messe München mit ihrem Netzwerk von Beteiligungsgesellschaften und Auslandsvertretungen in mehr als 100 Ländern präsent.

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