GSK Stockmann Giannina Vetrano 2017-02-13T17:34:23+00:00

Zentrales Dokumentenmanagement und Aktenablage für GSK Stockmann

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Die Mandate der Kanzlei umfassen häufig mehrere hunderte oder tausende elektronische und gedruckte Dokumente. Um die Verwaltung von E-Mails und deren Anhänge sowie anderer Daten zu vereinheitlichen und die ortsunabhängige Zusammenarbeit zu ermöglichen, beauftragte GSK Stockmann DATAGROUP mit der Entwicklung einer Plattform zum zentralen Dokumentenmanagement und zur Zusammenarbeit. Im Fokus des Projekts standen folgende Ziele:

  • Schaffung einer zentralen Ablage für alle Informationen und Dokumente
  • Einfache standortübergreifende Zusammenarbeit von Anwälten und Mitarbeitern am selben Mandat
  • Einhaltung von höchsten Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen durch ein präzise definiertes und konsequent umgesetztes Berechtigungskonzept
  • Vereinheitlichung der Aktenstruktur
  • Einfache Ablage von E-Mails und deren Anhängen im selben System wie alle anderen Dokumente
  • Leistungsfähige Suchfunktion
  • Langfristige Archivierung aller Akten
  • Stete und performante Verfügbarkeit des Systems
  • Weitestgehend automatisierte Übertragung der 42.000 bestehenden Akten und 1,3 Millionen Einzeldokumente in die neue Ablage

DATAGROUP entwickelte für GSK Stockmann die integrierte Lösung „DocFuture“, die aus mehreren Komponenten besteht: Microsoft SharePoint, Microsoft Outlook und SMART als Integrationstool zwischen beiden Systemen.

Über eine Schnittstelle zum bestehenden aktenführenden System wird automatisch für jedes Mandat eine eigene Akte in SharePoint angelegt. Während das aktenführende System Abrechnungen und Zugriffsberechtigungen verwaltet, übernimmt SharePoint die Funktion einer umfassenden und einheitlich strukturierten Ablage.

Das System verfügt über eine „virtuelle Navigation“: Jeder Mitarbeiter kann die Akten und Inhalte, für die er eine Berechtigung hat, nach individuellen Bedürfnissen sortieren und filtern. Häufig benötigte Unterlagen können zusätzlich als persönliche Favoriten markiert werden. Außerdem stellt SharePoint eine Volltextsuche zur Verfügung.

SharePoint ermöglicht die Versionierung von Dateien, also die Anzeige und Wiederherstellung von der aktuellen und allen Vorgängerversionen eines Dokuments. Außerdem können Dateien gleichzeitig und überschneidungsfrei durch mehrere Anwender bearbeitet werden. Das erleichtert insbesondere bei umfangreichen Dokumenten die Zusammenarbeit erheblich.

Jürgen Arnold
Projektleiter DocFuture

„DocFuture ist eine Bereicherung für die Kanzleiarbeit. Die Mandate sind auf der Organisations- und Kommunikationsplattform Outlook sofort im Überblick erkennbar und die notwendigen Informationen und Dokumente schnell aufgerufen und abgelegt. DocFuture hat vor allem die Mandatsbetreuung über Standortgrenzen hinweg enorm vereinfacht. Mit einem starken und kompetenten Partner wie der DATAGROUP AG an der Seite können wir schnell, effizient und effektiv Anpassungen und Änderungen durchführen, die das Produkt weiter abrunden.“

Integrierte Lösung DocFuture

0
Akten
0,3 Mio.
Einzeldokumente

Über GSK Stockmann

Mit mehreren hundert Rechtsanwälten, Steuerberatern und Notaren an mehreren Standorten in Deutschland und Büros in Brüssel und Luxemburg ist GSK Stockmann eine der großen wirtschaftsberatenden deutschen Sozietäten. Die Bandbreite der juristischen Beratung reicht von mittelständischen Unternehmen mit Sitz im In- und Ausland bis hin zu internationalen Großunternehmen in allen wirtschaftsrechtlichen Belangen.

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