Aktuelle Geschäftsdaten sind für Unternehmen in der Regel so wichtig wie die „Luft zum Atmen“. Nach internen Veränderungen benötigte ein Hersteller von Oberflächenmaterialien kurzfristig dringend einen erfahrenen Partner, der den Betrieb der Business-Intelligence-Plattform übernimmt und diese zudem analysiert und verbessert. Die Wahl des Unternehmens fiel aufgrund einer bereits langjährig bestehenden Partnerschaft auf DATAGROUP. Innerhalb kurzer Zeit konnten die Expert*innen des IT-Dienstleisters das komplexe System so stabilisieren, dass aktuelle Reports effizient dort im Unternehmen ankommen, wo sie benötigt werden.
Zunächst war es für DATAGROUP wichtig, das bestehende Business Intelligence System zu verstehen. Das System war komplex und bestand aus mehreren Quellsystemen und Integrationsprozessen, die die Daten lieferten. Historisch gewachsen, beherbergte das Microsoft-basierte Data Warehouse den größeren Anteil der Daten, zusätzlich war ein SAP Business Warehouse in Betrieb. Durch diese komplexe Struktur war das System fehleranfällig.
Täglich werden über die BI-Plattform Berichte an hunderte von Adressaten in Management, Controlling und andere Stakeholder verschickt. Verlässliche Daten über Auftragseingänge und aktuelle Umsätze stellen die Steuerungsfähigkeit des Unternehmens sicher, weshalb schnell klar war, dass das System optimiert werden musste.
So initiierten die Expert*innen von DATAGROUP zunächst eine Stabilisierungsphase, in der ein tägliches Monitoring sicherstellte, dass die Reports auch tatsächlich und mit den aktuellen Daten erstellt und per E-Mail versandt wurden.
Parallel wurde von ihnen das Backend des Systems intensiv analysiert, die Prozesse und Abläufe optimiert sowie die Logiken hinter der Erstellung der Reports angepasst. Fehleranfällige Mechanismen wurden intensiv untersucht und durch effizientere Logiken ersetzt. Darüber hinaus sorgte DATAGROUP dafür, die BI-Plattform auf ein aktuell unterstütztes Release zu aktualisieren und die nötigen Patches einzuspielen.
Im Ergebnis wurde das BI-System so stabil, dass das proaktive tägliche Monitoring beendet werden konnte. Stattdessen werden die Expert*innen von DATAGROUP nun automatisiert per E-Mail informiert, wenn es zu einem Fehler in den Prozessen kommt. Die Reports werden den Stakeholdern nun zuverlässig bereitgestellt und Management sowie Controlling haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Unternehmensdaten.
Nach der Stabilisierung des Systems wurden von DATAGROUP auch neue Anforderungen des Kunden umgesetzt. So entwickelten sie zur Abbildung tagesaktueller Auftragsbestände im SAP Business Warehouse ein neues Datenmodell. So kann das Unternehmen auf einen Blick sehen, welche Aufträge noch offen sind und welche Mengen davon bereits bearbeitet wurden. Gerade in den turbulenten Zeiten zu Beginn der Corona-Pandemie war dies entscheidend für das Unternehmen, um den Überblick über die aktuelle Auftragslage zu behalten. Ein neues Datenmodell zur Auswertung des Lagerbestands sowie ein neuer Bericht mit den aktuellen Produktionsdaten waren weitere Anforderungen, die umgesetzt wurden und heute täglich verwendet werden.
Henriette Wander
Henriette.wander@datagroup.de
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