DATAGROUP wächst kontinuierlich, auch durch Übernahmen. Jede dieser Akquisitionen bereichert das Unternehmen mit neuen Mitarbeiter*innen und Fähigkeiten und bringt zugleich in der Regel seine eigenen IT-Tools im Personalwesen mit. Im Projekt „OneHR“ hat DATAGROUP mithilfe ihrer internen Expert*innen die Tools im Personalwesen einheitlich auf SAP HCM konsolidiert. Mitarbeiter*innen und Personaler*innen arbeiten so in ganz Deutschland nun mit der gleichen Basis, der Datenaustausch und die -analyse wurde vereinfacht und durch die elektronische Personalakte sowie durch ein digitales Vertragserstellungstool die Arbeit erheblich modernisiert. Dadurch wurde die Effizienz im Personalbereich deutlich gesteigert.

Heterogene Toollandschaft vereinheitlichen mit SAP HCM

Vor der DATAGROUP-weiten Einführung von SAP HCM war die Toollandschaft im Bereich Personal sehr heterogen. Mit der Einführung von SAP HCM wurde diese Toollandschaft vereinheitlicht und eine gemeinsame Basis geschaffen, die die notwendige Zukunftsfähigkeit mitbringt. DATAGROUP setzte dabei über das gesamte, sehr komplexe Projekt auf Inhouse-Kompetenz. Von der Konzeption über die Datenmigration bis zum Application Management und Betrieb sind DATAGROUP-Expert*innen im Einsatz.

DATAGROUP-weit kommt nun die gesamte Bandbreite von SAP HCM zum Einsatz. Egal ob Stammdatenverwaltung, Organisationmanagement, Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft oder Reisekosten – Personaler*innen und Mitarbeiter*innen können mit OneHR nun übergreifend mit einem einheitlichen Tool arbeiten. Neben den SAP-HCM-Kernmodulen wurden auch Self-Service-Angebote (Fiori) für Mitarbeiter*innen und Führungskräfte eingeführt.

Herausforderung Datenmigration

Bei jedem Konsolidierungsprojekt spielt die Datenmigration von früheren Systemen auf das neue System eine zentrale Rolle, so auch im Falle der Konsolidierung der Personaltools bei DATAGROUP. Personalstammdaten oder die Daten für wichtige Prozesse wie Abrechnung oder Zeitwirtschaft kamen aus unterschiedlichen Quellsystemen, die oft unterschiedliche Datenstrukturen verwendeten. Die Komplexität und die Bedeutung solcher Datenmigrationen werden in Projekten oft unterschätzt. Dabei ist eine gründliche Planung und Durchführung essenziell, um sicherzustellen, dass während des Migrationsprozesses keine Daten verloren gehen oder inkonsistent werden. Durch die jahrelange Erfahrung der DATAGROUP-Expert*innen und den Einsatz von bewährten Tools, wie dem Datenmigrationstool DMK des Partners Centric, konnte sichergestellt werden, dass über die gesamte Projektlaufzeit eine gleichbleibend hohe Migrationsqualität erhalten blieb, egal um welche Quellsysteme es sich handelte.

Kommunikation als zentraler Baustein

Wichtig für das Gelingen eines solch übergreifenden Projektes ist auch die richtige Kommunikation. Denn ein Konsolidierungsprojekt und der Umstieg auf ein einheitliches Tool bedeuten für die Endanwender*innen Aufwand, schließlich müssen sie sich an eine neue Benutzeroberfläche und neue Prozesse gewöhnen. DATAGROUP hat großen Wert darauf gelegt, die Mitarbeiter*innen dafür „abzuholen“. Die Kommunikation dazu richtete sich an zwei bedeutende Zielgruppen, die mit dem SAP-Tool arbeiten würden: Die Personaler*innen sowie die Mitarbeiter*innen, die SAP HCM über das Self-Service-Portal „IT’s me“ nutzen können.

Die zahlreichen Vorteile, die durch die Einführung von SAP HCM spürbar wurden, trugen einen bedeutenden Teil zur Akzeptanz bei. Anstatt mit einem Blumenstrauß unterschiedlicher Tools, konnten die Personaler*innen nach der Einführung mit einem einheitlichen Tool arbeiten. Die Einführung von Add-ons zu SAP HCM, wie die elektronische Personalakte und der Document Composer des Partners XFT, trugen ebenfalls dazu bei, die Arbeit der Personaler*innen zu erleichtern und effizienter und moderner zu gestalten.

Über das Self-Service-Portal „IT’s me“ können Mitarbeiter*innen über eine einzige Oberfläche zahlreiche Prozesse abdecken, etwa Reisekosten oder Urlaubsanträge einreichen sowie Gehaltsabrechnungen herunterladen.

One HR: Einheitlich, modern, bereit für die Zukunft

Die Konsolidierung der Toollandschaft auf SAP HCM war ein komplexes Projekt mit zahlreichen Herausforderungen. Durch die Erfahrung der DATAGROUP-Expert*innen konnte dieses Projekt mit Erfolg umgesetzt werden. Das neue OneHR bildet die Basis für die moderne Zusammenarbeit, jetzt und in Zukunft.