S/4HANA – und dann?

Die Umstellung auf S/4HANA ist für Unternehmen ein großes Projekt, bei dem zahlreiche Expertinnen und Experten die Unternehmensprozesse auf ein neues, zukunftsorientiertes Fundament heben. Doch was passiert nach der Einführung? Mit S/4HANA haben Unternehmen ein mächtiges Werkzeug an der Hand, das klug genutzt werden will.

Ein Leben ohne Excel? Neue Technik – neue Anforderungen

Im Zuge einer S/4HANA-Transformation werden nicht nur die vorhandenen Prozesse betrachtet. Es werden auch oft neue Add-Ons oder SaaS-Lösungen ausgerollt, damit Geschäftsprozesse besser auf die Anforderungen des Marktes ausgerichtet sind. In der Regel werden zudem Stammdaten bereinigt, konsolidiert, neu strukturiert und meistens in neue Nummernkreise oder Logiken gehoben, was beispielsweise Änderungen in der gesamten Reportstruktur zur Folge hat.

Unwichtig geglaubte Funktionen stellen sich für Fachabteilungen nun auf einmal doch als wichtig heraus. Unsauber organisierte oder unvollständig abgebildete Prozesse können zu einer Schwerstlast für die Mitarbeiter werden, obwohl mit S/4HANA doch alles viel besser werden sollte. Denn schwerwiegende Nebenwirkungen werden erst während des Echtbetriebes wahrgenommen. Deshalb ist es wichtig, auch nach der Einführung von S/4HANA am Ball zu bleiben und die folgenden Punkte zu beachten:

1. Anpassungen einplanen

Auch wenn man noch so gut getestet hat: es ist normal, dass sich nach der Livesetzung neue Änderungswünsche seitens der Fachbereiche ergeben. Außerdem wurden aufgrund des Zeit- und Kostendrucks im Projekt viele Changes zurückgestellt.

Hier sollte man sofort nach der Hypercare-Phase den Ball aufnehmen, um diese Punkte zu bewerten und in die Umsetzung zu bringen. Zum einen sind sehr viele Umsetzungswünsche schon im Standard zügig umsetzbar, zum anderen sind die identifizierten Probleme oftmals gar nicht technischer, sondern organisatorischer Natur.

Wenn beispielsweise Verantwortlichkeiten vor oder während der Projektphase nicht vollständig abgeklärt worden sind, dann werden die Benutzer nach Livesetzung zwangsläufig Probleme mit Transaktionen, Reportingfunktionen oder Zugriffen haben. Werden diese Issues nicht sofort erkannt und gelöst, entstehen wieder neue Workarounds und damit Ineffizienzen in den Geschäftsprozessen.

Je rascher und organisierter diese Phase somit durchgeführt wird, umso höher ist das Optimimierungspotential und umso stärker wird die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Technologie sein.

2. Organisatorische Prozesse überdenken und neue Funktionen einbeziehen

Bei der Root Cause-Analyse von Problemen sollte man sich jedoch nicht nur auf die Technik fokussieren. Stattdessen ist es empfehlenswert, gemeinsam mit den Sachbearbeitern die Prozessketten, die Verantwortlichkeiten und die genutzten Tools Stück für Stück noch einmal kritisch zu hinterfragen. Oft wird in der „alten Welt“ weitergedacht und neue Funktionalitäten von S/4 gar nicht genutzt. Über den S/4-Standard lassen sich bereits eine Vielzahl von Prozessen kostengünstig und transparent abbilden und auswerten, sodass Lizenz- und Implementierungskosten für neue Tools gar nicht erforderlich werden.

3. Neue Add-Ons und Tools zuerst auf Herz und Nieren prüfen

Ist S/4HANA erstmal etabliert, werden schnell neue Wünsche für Apps und Tools geweckt. Die Welt, die durch neue Technologie möglich ist, ist schillernd bunt und verspricht bessere Ergebnisse, höhere Effizienz und vor allem weniger Probleme. Aber genau diese extreme Vielfalt an Lösungen kann ohne eine sorgfältige, vorgeschaltete Analysephase zu einem extrem hohen Kostenfaktor werden.

Bevor man überhaupt auf Anbieter zugeht, sollten Anforderungen an den Prozess selbst und die Software, die bestimmte Prozessprobleme lösen soll, klar definiert werden. D.h. wie sollen Sollprozesse aussehen, welche Schnittstellenszenarios müssen Berücksichtigung finden und welche technischen und infrastrukturellen Grundvoraussetzungen sind dabei zu beachten?

Die Entscheidung für eine Softwarelösung sollte nie durch den Fachbereich allein getroffen werden. Empfehlenswert ist hier eine objektive, herstellerunabhängige Beratung durch externe Dienstleister, wie sie beispielsweise DATAGROUP für Unternehmen durchführt.

4. Zeit für Einarbeitung in S/4HANA und die neuen Oberflächen und Prozesse einplanen

In der Praxis beobachten wir immer wieder, dass auch nach einer S/4HANA Migration Unternehmen nicht von den gewohnten Excel-Prozessen lassen können oder intuitivere Benutzerflächen auf Basis von Fiori nicht verwendet werden. Oft liegt es nicht an der fehlenden Infrastruktur, sondern weil während der Projektphase Mitarbeitern zu wenig Zeit gegeben wurde, die neuen Features und Prozesse auszutesten bzw. weil die Vorteile nicht klar genug kommuniziert worden sind. So bleibt sehr viel Potenzial auf der Strecke.

5. Externe Experten mit einbeziehen

Aufgrund der Vielzahl an Funktionen und den bereits genannten Problemen ist es oft hilfreich, externe Experten hinzuzuziehen, um die Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Bei DATAGROUP gehen wir zum Beispiel nach der Methode „Ein Tag am Arbeitsplatz“ vor, gewöhnlich schon vor, aber auch nach der S/4-Einführung.

Hier können Lücken aufgenommen werden, Empfehlungen für unterstützende Tools oder Module gegeben werden, es können Mitarbeiter nochmal in ihrem täglichen Arbeitsprozess geschult  oder Hinweise für Anpassungen sowie für eine bessere Prozessorganisation gegeben werden. Zusätzliche Quick Wins lassen sich so schnell und ohne großen Aufwand erzielen.

Die Einführung von S/4HANA ist erst der Anfang. Mit diesem mächtigen System stehen Unternehmen umfassende Möglichkeiten zur Verfügung, um die eigenen Prozesse effizienter, schlanker und für die Mitarbeiter transparenter zu gestalten. Das ist jedoch kein Selbstläufer, sondern muss aktiv und zielgerichtet angegangen werden. Damit auch Sie das meiste aus Ihrem S/4-HANA-System holen können, stehen Ihnen unsere erfahrenen Experten mit SAP-Expertise und fundierter Prozesskenntnis zur Seite.