Die Anforderungen an den modernen Buchhalter haben sich verändert. Auch die Technik kann heute viel mehr: In der neuen HANA-Umgebung können Analysen und Reports sehr schnell aufgesetzt werden und die neuen, nutzerfreundlichen Umgebungen bieten eine Vielzahl an Möglichkeiten für übersichtliche Dashboards der wichtigsten Kennzahlen.

Wir sprechen mit SAP Senior Consultant Finance Jens Petzold über die aktuellen Herausforderungen in Rechnungswesen und Controlling und wie S/4HANA hier unterstützen kann.

Wie sehen die aktuellen Herausforderungen der Finanzbuchhaltung aus?

Die Welt der Buchhaltung hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Aufgaben, die früher sehr viel Zeit in Anspruch genommen haben wie Rechnungen buchen, werden immer stärker automatisiert. Wir haben digitale Rechnungsversendung und EDI Systeme, die hier sehr gute Arbeit leisten. Gleichzeitig ist das Image aber angestaubt und die Menschen verknüpfen immer noch die alten Aufgaben mit dem Beruf.

Der Buchhalter von heute hat eine sehr verantwortungsvolle Aufgabe, die viel analytisches Denken erfordert. Er arbeitet eng mit der Geschäftsleitung zusammen und muss in der Lage sein sehr schnell die richtigen Informationen des täglichen Geschäfts aus den Systemen herauszufiltern, aufzubereiten und diese dem Management zur Verfügung stellen. Er ist kein Buchhalter mehr sondern mehr ein interner Finanzberater, der proaktiv vorgeht und auf Basis der Daten entsprechende Empfehlungen gibt, etwa die Bestände zu verringern um Lagerkosten zu reduzieren.

Wie unterstützt S/4HANA den modernen Buchhalter bei diesen Herausforderungen?

Ein modernes ERP-System muss sofort aktuelle Kennzahlen liefern, am besten noch mit Schätzungen für die nächsten Wochen für Cashflowanalysen und Liquiditätsplanung. S/4HANA hat hier verschiedene Vorteile. Zum einen verbindet die HANA Datenbank durch Änderungen in der Datenhaltung das analytische und das operative in einem System. Außerdem arbeitet die HANA Datenbank sehr viel schneller. 100.000 Datensätze in der Minute sind für sie kein Problem und die Analyse sofort da, während man früher viel länger auf die Auswertung warten musste. HANA bietet also sehr viele Möglichkeiten für Echtzeitreporting und Embedded Analytics.

Zusätzlich werden durch die neuen Oberflächen wie Fiori Apps diese analytischen Daten aggregiert und ansprechend aufbereitet. Die Finanzabteilung muss nicht mehr nach Excel exportieren, sondern kann direkt mit den neuen webbasierten Oberflächen Dashboards erstellen und die Manager haben von überall her Zugriff auf die aktuellsten Daten.

Sind diese neuen Tools so vorhanden oder muss man sie erst zusammenstellen und anpassen?

HANA ist nicht nur eine Datenbank, sondern eine Suite die viele Komponenten mitbringt. Mit den neuen Releases 2020 sind sehr viele analytische Apps und Auswertungen ad hoc im Standard mit integriert. Aber Kunden haben sehr unterschiedliche Anforderungen, sodass eine Anpassung meist nötig ist oder man neue Auswertungen bauen muss, die so nicht im Standard vorhanden sind.

Wo kommst du als SAP Berater dann ins Spiel?

Die Kunden profitieren vor allem von dem übergreifenden Know-how eines Beraters. Im Grunde genommen bin ich ein Vermittler zwischen den Reportentwicklern und der Fachabteilung. Ich weiß, welche analytischen Eigenschaften schon im System vorhanden sind und wie man sie nutzen und anpassen kann, sodass gegebenenfalls schon 60-70% der Anforderungen mit dem Standard abgedeckt sind.

Wenn man einen Report komplett außerhalb des Standards entwickelt, ist er oft unflexibel. Dabei ist es wichtig, dass ein Report Dinge wie Umstrukturierungen und Änderungen in den Abläufen abfangen können. Ein Report sollte immer auch das zukünftige Geschäft unterstützen und nicht nur den aktuellen Stand.

Wie sieht die Anwendung der HANA-Möglichkeiten in der Praxis aus?

Wir stellen oft fest, dass eine gewisse Scheu herrscht, die neuen Möglichkeiten zu nutzen, insbesondere die neuen Oberflächen. Diese bieten eine Vielzahl von Vorteilen, sehen aber anders aus. Man muss sich erst eingewöhnen und oft ist die Tendenz da, einfach wie bisher weiterzumachen, also auch weiter mit Excel-Dashboards zu arbeiten.

Hier herrscht eine Diskrepanz zwischen Unternehmensleitung und Fachbereich. Erstere wollen zurück in den Standard, dadurch mehr Effizienz und von den neuen Möglichkeiten von HANA profitieren. Die Fachabteilung hingegen hat oft so viel zu tun, dass keine Zeit bleibt, sich mit dem neuen System zu beschäftigen. Zwar erleichtert HANA die Arbeit der Finanzbuchhaltung, indem sie einige Aufgaben automatisiert übernehmen kann, aber dazu muss man sich durchaus erst einmal einarbeiten. Das Ergebnis ist ein Teufelskreis und im schlimmsten Fall hat das Unternehmen ein modernes System, es wird aber weiterhin größtenteils in Excel gearbeitet.

Hier ist auch die Unternehmensleitung gefragt. Die Einführung von S/4HANA ist mehr als das rein technische. Man muss der Fachabteilung die Zeit und den Freiraum geben um sich damit zu beschäftigen und genug Zeit für Testen und Abnahme zu haben. Dann wird man mit einem effizienten System belohnt, der allen sehr viel Arbeit abnimmt.

Sie interessieren sich für S/4HANA und die Anwendungen im Finanzbereich? Dann kontaktieren Sie uns, unsere SAP Experten unterstützen Sie bei der Aufstellung eines perfekt auf Ihr Unternehmen angepasstest Reporting.