Archivsystem mit SAP-Anbindung für die Berliner Stadtreinigung

Quelle: www.bsr.de

Die revisionssichere Ablage von Dokumenten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, ein gut funktionierendes Archiv erleichtert auch die Arbeit von Unternehmen, indem Dokumente schnell und einfach auffindbar sind. Seit 2017 verwaltet DATAGROUP die Archivlösung OpenText Archive Center für die Berliner Stadtreinigung (BSR) im Application Management und übernimmt Support und Weiterentwicklung.

Archiv-Know-how für die Stadtreinigung

Alle elektronischen Dokumente, die in Beziehung mit einem SAP-Beleg stehen, zum Beispiel Rechnungen, müssen revisionssicher für die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Um dies umzusetzen, entschied sich die BSR für die Lösung OpenText, die an ihr SAP-System angebunden wurde.

Da es eine Vielzahl an von SAP freigegebenen Archivsystemen gibt und jedes einzelne System eigenes Know-how erfordert, handelt es sich um Spezialwissen, das erst aufgebaut und kontinuierlich aktualisiert werden muss. Um nicht intern Ressourcen für den technischen Support und die Weiterentwicklung des komplexen Systems aufbauen zu müssen, entschied sich die BSR für DATAGROUP als Partner und lagerte das Application Management an diese aus.

Seitdem übernimmt DATAGROUP für das Archivsystem die Behebung von Störungen, die Umsetzung von Change Request, das Updatemanagement und auch die komplette Anwendungsentwicklung, wenn etwa eine neue Sicht auf Dokumente oder andere Anpassungen am System benötigt werden. Auch den technischen Austausch mit dem Hersteller übernimmt DATAGROUP, zum Beispiel wenn neue Aspekte wie etwa eine Virtualisierungssoftware unterstützt werden soll und von Herstellerseite Anpassungen nötig werden.

Einführung einer Information Life Cycle Management Lösung (ILM)

Aktuell unterstützt DATAGROUP die BSR bei der Einführung von SAP Information Lifecycle Management. Ziel des Projekts ist eine Umsetzung im SAP CRM System zur Erreichung einer DSGVO-Konformität. Informationen unterliegen wie vieles andere einem Lebenszyklus. Während es einige Daten gibt, die dauerhaft verfügbar sein müssen, gelten für viele andere Löschfristen, insbesondere für die personenbezogenen Daten. Mit der ILM-Lösung von SAP kann die BSR ihren Datenbestand an jedem Punkt des Lebenszyklus, also von der Erstellung bis hin zur endgültigen Löschung kontinuierlich kontrollieren und effizient steuern – und dabei den Datenschutz einhalten.

BSR kann individuelle Regeln einsetzen, nach denen die Daten des CRM-Systems gesperrt und später gelöscht werden. Der Datenbestand wird mit ILM kompakt gehalten und die Systeme so nicht durch veraltete Datenmengen verstopft.

„Mit DATAGROUP haben wir einen zuverlässigen Partner, der uns rund um unser Archivsystem unterstützt, Probleme sehr schnell behebt und die Lösung auf unsere Bedürfnisse abgestimmt unkompliziert weiterentwickelt.“

Über die Berliner Stadtreinigung

Die BSR ist das größte kommunale Entsorgungsunternehmen in Deutschland. Mit umfangreichen Entsorgungsdienstleistungen und einem sauberen Stadtbild leistet das Unternehmen einen Beitrag für die Lebensqualität in Berlin. BSR orientiert sich an Wirtschaftlichkeit sowie an hohen sozialen und ökologischen Standards und treibt Innovationen in all ihren Geschäftsfeldern kontinuierlich voran.

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