SAP Data & Document Management

Informationen in Form von elektronischen Daten oder auf Dokumenten sind die Basis für jeden Geschäftsprozess. Eine schnelle Verfügbarkeit ist jedoch noch nicht immer gewährleistet. So führt ein zu hohes Datenvolumen zu einer spürbar schlechten Perfomance. Dokumente – egal ob auf Papier oder digital – sind nicht jedem vorgesehenen Nutzer optimal zugänglich. Zudem bestimmen immer strengere Gesetzesvorschriften den Umgang mit Daten und Dokumenten, was zu hohen Kosten und zunehmend härteren Strafen bei Nichteinhaltung führt. Viele neue Fragen entstehen zudem auch im Zusammenhang mit der der S/4-HANA-Migration: Was soll mit den Daten/Dokumenten aus den Altsystemen geschehen? Kann man diese in die neue Landschaft überführen?

Die Berater der DATAROUP kennen all diese Problematiken und welche Herausforderungen für die Unternehmen damit verbunden sind.

Dirk Heede
T +49 341 696 6850
dirk.heede@datagroup.de

SAP Daten Management

Steuern auch Sie Ihre zunehmende Datenlast effizient, transparent und rechtssicher

Die Datenlast steigt exponentiell. Die Rechtsvorschriften werden schärfer und die personenbezogenen Daten immer wichtiger und schützenswerter. Der Wechsel auf SAP S/4 HANA rückt in greifbare Nähe. Das sind mindestens drei gute Gründe, um die Datenbank genauer unter die Lupe zu nehmen und aufzuräumen, damit auch langfristig Ihr Berichtswesens zuverlässige Aussagen liefert. Dafür können wir Ihnen folgende Leistungen anbieten:

  • SAP Systemanalyse zur Ermittlung kritischer Tabellen zur Datenarchivierung sowie Erstellung von Datenbankwachstumsprognosen
  • Erstellung von Archivierungs-Roadmaps
  • Durchführung der Datenarchivierung und Datenlöschung, u.a. zur Vorbereitung für Ihre S/4HANA Migration
  • Implementierung der SAP-ILM-Komponente zur automatischen Datenarchivierung sowie zur Verwaltung personenbezogener Daten, Überwachung von vorhandenen Archivierungs- und ILM-Lösungen
  • Durchführung von Migrationen
  • Beratung zum Umgang mit personenbezogenen Daten entsprechend DSGVO und Berücksichtigung der Anforderungen im Information Life Cycle Management
  • Beratung zum Umgang SAP Altsystemen
  • Beratung zum Umgang mit personenbezogenen Daten in Business Warehouse-Systemen

Information Life Cycle Management (ILM) – Die Vorsorge für ein geringes Datenbankwachstum

Vorteile von ILM

Mit der ILM-Lösung der SAP haben Sie die Möglichkeit, Ihren Datenbestand kontinuierlich zu kontrollieren und langfristig effizient zu steuern – und zwar über den ganzen Lebenszyklus von Datensätzen hinweg– von der Erstellung bis hin zur Löschung. Dabei kann nicht einzig allein die Archivierung der Daten betrachtet werden. Gesetzliche Vorgaben zur Vorratsdatenspeicherung, Datenvernichtung und den Nachweispflichten erweitern die Anforderungen an das Datenmanagement erheblich. Entsprechend der  EU-DSGVO müssen die vorhandenen personenbezogenen Datenbestände mit einer Zweckbindung versehen werden. Sollte diese erloschen sein, müssen die Daten zuverlässig, restlos und physisch aus der Datenbank entfernt werden. Mit der Implementierung von entsprechenden ILM-Szenarien kann Ihr Unternehmen nicht nur diese Hürde nehmen. Es ergeben sich noch weitere positive  Nebeneffekte, wie:

  • Datenbestände können keine kritische Grenze erreichen
  • Ihr SAP ist EU-DSGVO-konform
  • Erhöhung der Systemperformance und schnellere Antwortzeiten
  • Verbesserung der Backup-Zeiten
  • Erhöhte Datenqualität
  • Optimale Vorbereitung auf Ihre S/4HANA-Umstellung
  • Geringere Anschaffungskosten bei Hardware-Zukauf

SAP Dokumenten Management

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre dokumentbasierten Prozesse und machen Sie gedruckte Informationen konsequent nutzbar

Die Anzahl an täglichen Prozessen, die immer noch auf Papier, Excel oder über das Verschicken von Dateianhängen basieren, ist in den meisten Unternehmen nach wie vor extrem hoch. Der damit verbundene personelle Aufwand, die erzeugten Fehler sowie unbeabsichtigte Compliance -Verstöße sind nicht zu unterschätzen. Gedruckte Informationen werden nicht optimal verwaltet, sie sind oft schwer zugänglich und es mangelt Transparenz. Höchstes Zeit, nach automatisierten DMS-Lösungen zu suchen.

Wir bieten:

  • Strategische und herstellerunabhängige Beratung zum Umgang mit eingehenden und ausgehenden Dokumenten (Archive Value Check) sowie Analyse der geschäfts- und damit archivrelevanten Dokumente in den einzelnen Fachbereichen
  • Automatisierung von dokumentbezogenen Prozessen mittels DMS, Workflows und/oder RPA
  • Durchführung von Dokumentenmigrationen jeglicher Art
  • Harmonisierung von vorhandenen DMS-Ablagen, Prozessen und Archiv-Repositories
  • Softwareberatung für ECM-Lösungen in und außerhalb von SAP
  • Kontinuierlicher Service inklusive Hosting von SAP und ECM möglich
  • Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation

SAP Data & Document Management – Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Effiziente, transparente und rechtssichere Steuerung und Archivierung von Dokumenten
  • Datenbestände über den gesamten Lebenszyklus rechtskonform steuern
  • Bessere Performance und optimale Zugänglichkeit für Nutzer