Eine Konstante in Konstanz

Stadt Konstanz realisiert dezentrale Beschaffung

In Konstanz kam von 1414 bis 1418 die gespaltene Christenheit zusammen, um das Schisma der drei parallel amtierenden Päpste zu lösen. Die jahrelange Versorgung der zahlreichen Konzilbesucher und Gesandten gilt noch heute als logistische Meisterleistung.

Ihre Fortsetzung findet sie derzeit im Konstanzer Rathaus – unweit des historischen Konzilgebäudes. Dort wird die Beschaffungsplattform zur Abwicklung der logistischen Abläufe eingesetzt. Sie ermöglicht einen Just-in-time-Einkauf von Verbrauchs- und anderen Materialien – unmittelbar durch die Abteilungen und doch gesteuert vom zentralen Einkauf. Bisherige Materialläger an den einzelnen Standorten werden damit überflüssig.

Wie viele Behörden, so ist auch die Konstanzer Kommunalverwaltung auf viele Standorte im ganzen Stadtgebiet verteilt. Eine Beschaffungslösung gab es bislang nicht. So wurde vor Ort oft Material auf Vorrat gekauft. Kleinläger an den einzelnen Stand-orten bildeten sich. Dies wollte die Stadt ändern. Der zentrale Einkauf sollte den verteilt arbeitenden Beschäftigten über eine zentrale Plattform Vorgaben einrichten können, welche Artikel sie zu welchem Preis bei welchem Lieferanten bestellen dürfen.

Funktionalität und Ergonomie

Dies findet nun mit der Lösung der DATAGROUP am Standort Ulm statt. In einer öffentlichen Ausschreibung konnte sich die DATAGROUP Ulm gegen Anbieter aus dem Umfeld kommunaler Software durchsetzen. Funktionalität, Ergonomie und einfache Bedienung der Beschaffungsplattform waren die ausschlaggebenden Gründe. Der strategische Einkauf der Stadt Konstanz hatte sich im Vorfeld genau angesehen, wie Bestellprozesse erfolgreich neu organisiert werden.

Vom Look-and-feel mutet die Plattform wie ein Onlineshop an. Der Besteller sucht sich aus einem elektro-nischen Katalog z. B. Bürobedarf wie Buntstifte und Papier für den städtischen Kindergarten heraus.

Diese Güter werden über von den Lieferanten gelieferte Kataloge oder über einen durch die Stadtverwaltung selbst pflegbaren, lieferantenübergreifenden Katalog abgewickelt. Die Lösung der DATAGROUP bietet die Möglichkeit, beliebige Lieferanten aufzuschalten – anders als viele Wettbewerbsprodukte, die nur vordefinierte Kataloge/Lieferanten zulassen. Da Verwaltungen ihre Rahmenverträge für Lieferanten jährlich neu ausschreiben müssen, ist ein E-Procurement-System mit fest verdrahteten Lieferanten nicht praktikabel. Abgerundet wird das Ganze durch die Abbildung von Freitextbedarfen, die nicht an Katalogwaren gebunden sind

Derzeit hat die Plattform rund 100 dezentrale Anwender, die darüber Verbrauchsmaterialien bestellen. Mit der Zeit sollen auch EDV-Materialien und kleinere Investitionsgüter hinzukommen. Der Einsatz der E-Procurement-Lösung ermöglicht der Stadt Konstanz eine just-in-time-Beschaffung; es entstehen keine überflüssigen Läger mehr. So schafft das System Transparenz über die getätigten Beschaffungen und liefert Kennzahlen als Grundlage für zukünftige Gespräche mit den Lieferanten.

Ulrich Freiherr von Waechter
Chief Sales and Marketing Officer
T +49 731 93542 806
Ulrich.vonWaechter@datagroup.de

Über die Stadt Konstanz

Konstanz ist die größte Stadt am Bodensee und Kreisstadt des Landkreises Konstanz. Die Stadtverwaltung ist in drei Dezernate aufgeteilt, verteilt auf 55 Gebäude. Die drei Dezernate werden von Oberbürgermeister Uli Burchard, Bürgermeister Dr. Andreas Osner und Bürgermeister Karl Langensteiner-Schönborn geführt. Das Team der Stadt Konstanz besteht aktuell aus 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

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