Purchasing & Procurement

Purchasing und Procurement sind Geschäftsprozesse, die sich auf die Beschaffung und den Erwerb von Waren und Dienstleistungen beziehen und zumeist als Aufgaben der Beschaffungsabteilung angesehen werden. Die Prozesse innerhalb und zwischen Unternehmen zur Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen erfordern oftmals mehrere Entscheidungsträger, Abteilungen und ein hohes Maß an Verwaltungsaufwand. Dies kann zu Engpässen in den Abläufen führen, die Entscheidungsfindung verlangsamen und den Beschaffungsprozess komplexer machen. Um das Lieferantenmanagement zu unterstützen und einen Überblick über Verhandlungen und Projekte zu erhalten, setzen wir darauf, Beschaffungssoftware einzusetzen, um wichtige Informationen im Zugriff zu behalten und zu verwalten.

Die Automatisierung dieser Funktionen kann den Prozess der Produkt- und Dienstleistungsbeschaffung rationalisieren, indem sie die wiederholte Dateneingabe eliminiert, den Genehmigungsprozess verbessert und die Berichterstellung optimiert. Automatisierte Beschaffungssysteme ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, sich auf ihre Kerntätigkeiten zu konzentrieren, um einen Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Martin Knecht
Solutions
T +49 731 93542 241
Martin.Knecht@datagroup.de

Procurement Platform – für eine effiziente, dezentrale Bedarfsanforderung

Die Procurement Platform schafft Freiräume für die strategischen Aufgaben des Einkaufs. Der Einkauf lenkt Bedarfe und steuert die Genehmigung und Freigabe durch Budgetverantwortliche. So kann sich der Einkauf Ihres Unternehmens auf das Beschaffungsmarketing und Einkaufsverhandlungen konzentrieren, ohne die Transparenz über die beschafften Güter zu verlieren. Die Procurement Platform integriert die vom Einkauf qualifizierten und validierten Lieferanten.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Internetbasiertes, mehrsprachen- und mehrmandantenfähiges System zur internen Beschaffung
  • Katalogmanagement mit Multilieferantenkatalogen, konfigurierbaren Artikeln und Artikelvarianten
  • Online-Katalogpflege durch die Lieferanten (Supplier Self Service)
  • Bestell- und Warenkorbfunktion inkl. OCI-Schnittstellen, sowohl als Client (für externe Lieferanten-Shops) als auch als Server (zur Anbindung des ERP-Backends)
  • Genehmigungsverfahren, Budgetprüfung und Kontierung
  • Dezentraler Wareneingang
  • Integration in das ERP-Backend, Intranet und Unternehmensportal
  • Liquiditätskontrolle durch Budgetprüfung
  • Erhöhte Transparenz in der Beschaffung, da Bestellungen nicht mehr am System vorbei ausgelöst werden
  • Spend Analysis
  • Senkung der Prozesskosten für Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung
  • Einheitliche Lieferantenanbindung durch standardisierte Schnittstellen
  • Bündelung der Bedarfe

Supplier Self Service

Durch Web-Technologie hat der Lieferant ein intuitiv zu bedienendes Mittel, wie er seine Produktdaten/Kataloge mit den dazugehörigen Multimedia Dokumenten bereitstellen kann. Dabei werden die gängigen Katalogformat-Standards, wie z.B. BMEcat oder eClass unterstützt. Parallel dazu kann der Lieferant online seinem Kunden seine beschaffungsbezogenen Dokumente, wie Auftragsbestätigungen oder Rechnungen, erstellen.

Alternativ dazu können die Lieferanten auch direkt per EDI mit ihrem Warenwirtschaftssystem (WWS) an die Procurement Platform angebunden werden. In diesem Fall behält der Lieferant sein gewohntes informationstechnisches Umfeld und die Supply Chain wird weiter optimiert, da z.B. die Bestellungen direkt in das System des Lieferanten eingespielt werden.

Purchasing – Einkaufsprozesse verschlanken und Prozesskosten senken

Zwei Systeme die bei der Beschaffung von direkten und indirekten Materialien, sowie von Dienstleistungen unterstützen – Das Purchasing Portal zum Datenaustausch mit Ihren Lieferanten und für die Koordination der Angebotsabgaben durch Ihre Lieferanten.

Sie können auf umfangreiche Features und Reportings zählen, auf effiziente Lösungen für die Ausschreibung von Materialien bauen und diese gleichzeitig in Ihr vorhandenes ERP-System integrieren. Dadurch kann der Lieferantenstamm effizient genutzt werden und erspart somit Zeit und Kosten. Die Portale fügen sich intuitiv in den Workflow Ihres Einkäufers ein.

Die gehosteten Lösungen können problemlos mit Ihren ERP-Prozessen integriert werden.

Das Purchasing Portal

Das Purchasing Portal unterstützt gezielt die Aktivitäten Ihres Einkaufs, indem es den Datenaustausch mit den Lieferanten ohne Medienbrüche an Ihr ERP übermittelt (WebEDI). Ihre Lieferanten erhalten ein einfach und intuitiv zu bedienendes Online-Portal, ohne dabei systemseitige Voraussetzungen erfüllen zu müssen. Ein Internet-Zugang genügt; es sind keine zusätzlichen ERP-Clients/-Lizenzen notwendig. Das Portal übermittelt die, durch die Lieferanten gepflegten Bewegungsdaten standardisiert an Ihr ERP.

Im Purchasing Portal werden alle gängigen Bewegungsdaten, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise, Lieferpläne, Lieferscheine, Bestände, Forecasts und Lieferabrufe übertragen. Auch Rechnungen werden rechtskonform übertragen.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Reduzieren von Prozesskosten für die manuelle Erfassung von Belegen
  • Vermeiden von Fehlern bei der Erfassung von Papier-Dokumenten
  • Erheben von beliebigen Daten Ihrer Lieferanten ohne viel Aufwand über das Purchasing Portal
  • Valide Daten durch die Qualitätssicherung im Purchasing Portal
  • Verarbeiten aller relevanten Daten – vollständig und digital

Die Ausschreibungsoption

Die Ausschreibungsoption unterstützt gezielt die Ausschreibungsaktivitäten des Einkaufs (Einmal-Investitionen, Jahresbedarfe reiner Verbrauchsmaterialien, Rohstoffe, Handelswaren). Die Ausschreibungen werden online zur Verfügung gestellt. Angemeldete Lieferanten werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Nach der strukturierten, elektronischen Angebotsabgabe durch die Anbieter können diese Angebote nach zuvor definierten Gewichtungen sehr schnell automatisch verglichen werden.

Dabei fließen „harte“ Faktoren, wie der Angebotspreis, wie auch „weiche“ Faktoren, wie die Marktbedeutung, in die Betrachtung mit ein.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Beschaffungsmarketing
  • Qualifizierung neuer Lieferanten durch Selbstauskunft
  • Einfacher Webzugriff für Lieferanten / Bieter
  • Integration von Procurement, ERP und Archivsystemen
  • Komplette Dokumentation des Ausschreibungsvorgangs

Referenzen

Stadt Konstanz realisiert dezentrale Beschaffung

Im Konstanzer Rathaus wird die Beschaffungsplattform zur Abwicklung der logistischen Abläufe eingesetzt. Sie ermöglicht einen Just-in-time-Einkauf von Verbrauchs- und anderen Materialien – unmittelbar durch die Abteilungen und doch gesteuert vom zentralen Einkauf.

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E-Procurement beim Flughafen Stuttgart

Trotz stabiler Geschäftsentwicklung und überdurchschnittlich wachsenden Personenbeförderungszahlen stieg der Kostendruck in den vergangenen Jahren auch beim Flughafen Stuttgart stetig. Ein Stichwort, das daher immer öfter fiel, war E-Procurement.

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E-Procurement bei den Stadtwerken Ulm/ Neu-Ulm

Büroartikel schnell und ohne Papierkram bestellen – für SWU-Fachabteilungen kein Problem. Die Einkaufsabteilung hat das System erneuert und bietet es verbessert an.

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