Produktion und Instandhaltung gehören zusammen – findet der Zuständige für produktionsnahe Systeme mit Schwerpunkt Instandhaltung in der zentralen IT eines weltweit tätigen Automobilzulieferunternehmens. Aus diesem Gedanken heraus und weil die Zentralabteilung zuständig ist für Produktions-IT-Prozesse in allen Werken weltweit startete Anfang 2017 ein Projekt zur Optimierung der Instandhaltungsprozesse. Seinen vorläufigen Höhepunkt fand es im April 2018 mit der Produktivsetzung von OPRA – gleichzeitig der Startschuss für die weltweite Einführung der SAP-basierten Instandhaltungslösung von DATAGROUP. Mit der Einführung von OPRA konnte das Unternehmen mehrere Ziele auf einmal erreichen: Instandhaltungsprozesse wurden modernisiert und weltweit vereinheitlicht, außerdem wurde eine Vergleichbarkeit zwischen den Produktionsstandorten hergestellt. Vor allem wachsen mit der Lösung Produktion und Instandhaltung enger zusammen und die Prozesse können ideal aufeinander abgestimmt werden.

Ausgangssituation: Per Walkie-Talkie zur Störungsmeldung

In knapp drei Vierteln der weltweit 50 Produktionswerke werden die Anlagen über SAP EAM (ehemals PM) verwaltet und gewartet. Eine funktional umfangreiche Anwendung, die jedoch für die Instandhaltenden vor Ort an der Maschine ohne SAP-Kenntnisse nur schwer zu bedienen ist. In vielen Werken gab es darum Telefonrettungssäulen, über die Defekte an das zentrale SAP-EAM-Team gemeldet werden konnten, mancherorts wurden dafür sogar noch Walkie-Talkies eingesetzt. Schon die Identifikation, um welche spezifische Anlage es sich im Werk handelt, war manchmal bereits eine Herausforderung, so gingen wertvolle Zeit und wichtige Informationen verloren. Die für das Unternehmen zentralen KPIs zeigten entsprechend deutliches Optimierungspotenzial: Die „Time-to-React“ (Zeit zwischen Meldungseingang und Beginn der Instandhaltungsarbeit) war zu hoch, ebenso wie die „Meantime-to-Repair“, also die Zeitspanne bis zur Wiederinbetriebnahme der Anlage. Die „Meantime-between-Failure“, also jene Laufzeit, bis eine Anlage das nächste Mal repariert werden muss, war hingegen deutlich zu kurz.

Gelungene Verbindung von Produktion und Instandhaltung

Wenn die Produktion mit OPRA nun über mobile Endgeräte Störungen und Wartungsaufträge direkt an SAP EAM übermitteln kann, wenn dort protokolliert wird, wie lange es dauert, bis der Instandhaltende mit der Arbeit beginnt und er dann gegebenenfalls sogar noch via Datenbrille von der Ferne aus angeleitet wird – dann ist die vom Unternehmen angestrebte Verbindung von Produktion und Instandhaltung wohl gelungen. Genau dies erlaubt die Lösung von DATAGROUP, indem sie anpassbare SAP Fiori-Anwendungen auf iPhones, iPads, Windows Tablets, Notebooks oder auch Desktop-PCs bringt. Über diese kann der Instandhaltende Rück- oder Störmeldungen mit wenigen Klicks erstellen, er kann sie mit Bildern oder Dokumenten anreichern und dabei auch Kamera oder Barcodescanner zur Auslesung von RFIDs, EAN- oder QR-Codes verwenden. So wird Instandhaltung mobil. Mit Fiori-Anwendungen auf mobilen Geräten arbeiten sowie SAP EAM beibehalten, dies waren also die Anforderungen an die künftige Instandhaltungslösung. Am besten erfüllte sie aus Sicht des Automobilzulieferers das OPRA-System mit seinen intuitiven, prozessorientierten Benutzeroberflächen und der Möglichkeit, kontextbezogene Informationen auf Knopfdruck bereitzustellen. Die mobile Einsatzbarkeitstand im Vordergrund. Darüber hinaus bietet OPRA über Cockpit-Anwendungen auch Planer*innen und Key Usern, die mit SAP-Transaktionen vertraut sind und komplexe Prozesse abbilden müssen, zahlreiche Möglichkeiten, um die Instandhaltung in SAP EAM noch weiter zu verfeinern.

OPRA-Framework als ideale Basis für individuelle Erweiterungen

Die Verantwortlichen im Kundenunternehmen hatten vor Projektbeginn schon recht dezidierte Vorstellungen, wie sie die mobile Instandhaltung durchführen wollen. So wurden den Expertinnen von DATAGROUP ein fertiger Blue Print präsentiert. Auf dessen Grundlage konnten dann die Anforderungen in einzelne „User Storys“ heruntergebrochen und im Herbst 2017 von einem gemischten Team aus Entwicklerinnen beider Unternehmen nach der Scrum-Methode entwickelt werden. Dabei wurde die Software um individuelle Funktionen erweitert, sodass sie den spezifischen Anforderungen entspricht. Seit Produktivsetzung im in zwei Werken in Deutschland und einem Werk in Kanada arbeiten rund 50 Instandhalter*innen mit der Lösung. Langfristig sollen es alle 700 weltweit sein, der Rollout ist bereits in vollem Gange. Allein 10.000 Wartungsmeldungen wurden in den ersten Monaten erfasst, insgesamt fallen bei dem Unternehmen rund 150.000 Aufträge für SAP EAM pro Jahr an.Langfristiges Ziel ist es, sich bei der Instandhaltung weitgehend vom herkömmlichen SAP GUI zu verabschieden und so viele Prozesse und Oberflächen wie möglich einfacher und schlanker mit SAP-Fiori-Mitteln zu realisieren. Die KPI können nun zuverlässig ermittelt werden und es konnte die gewünschte Transparenz der Instandhaltung gegenüber der Produktion hergestellt werden. Es gibt einen definierten und dokumentierten Annahmeprozess zwischen Eintreffen einer Meldung und dem Start der Instandhaltungsmaßnahme. Die dabei generierten Kennzahlen lassen sich mit OPRA erfassen. Auf ihrer Basis konnte der Automobilzulieferer nun ein sauberes Reporting über Dauer und Erfolg seiner Instandhaltungsmaßnahmen aufbauen.