Die Automatisierung hochvolumiger, standardisierter Backoffice-Prozesse durch Software-Roboter senkt die Prozesskosten um bis zu 80%. So konnten in diversen RPA-Projekten die Durchlaufzeiten von Prozessen um bis zu 10% der ursprünglichen Zeit verkürzt und so signifikante Einsparpotenziale erzielt werden. In den kommenden Jahren werden Unternehmen weltweit bis zu 5 Mrd. USD in die Automatisierung von Business-Prozessen via Robotic Process Automation investieren. Allein diese Zahlen zeigen, dass das Konzept RPA die Digitalisierungsstrategie von Unternehmen stark beeinflussen wird.

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

In der Fabrikautomation ist der Einsatz von Robotern nicht mehr wegzudenken. Nun wird dieses Konzept mit seinen Vorteilen, wie dem Einsatz rund um die Uhr ohne Ermüdungserscheinungen sowie dem fehlerfreien Abarbeiten von Aufgaben in gleichbleibender Qualität bei kontinuierlicher Dokumentation, auch in die Büro-Welt übertragen. Software-Roboter sind in der Lage, Daten zu bearbeiten, Schaltflächen zu bedienen, Anwendungen zu öffnen und in diesen zu navigieren. Kurz gesagt: Sie bedienen Frontends genauso wie ein Mensch, nur schneller und ohne Fehler.

Software-Roboter automatisieren arbeitsintensive, strukturierte Geschäftsabläufe durch eine regelbasierte Abwicklung. Diese übernehmen die Abwicklung einfacher Business-Prozesse mit großen Fallzahlen. Die bisher eingesetzten Backend-Systeme werden dabei nicht verändert, sondern lediglich deren Bedienung an Softwareroboter übergeben. RPA-Anwendungen bedienen, wie ein menschlicher Sachbearbeiter, virtuell Tastatur und Maus indem sie auf Benutzerschnittstellen und Oberflächen zugreifen. In der Regel kommen mehrere Roboter zum Einsatz. Diese werden über einen Robot Controller gesteuert, der die Arbeitsaufträge an die einzelnen Systeme dispatcht.

Wie erfolgt die Systemintegration?

Vor allem bei der Bedienung von Legacy-Systemen können Software-Roboter große Einsparpotenziale heben. Diese Alt-Systeme sind in ihrer Bedienung oft unübersichtlich und erfordern komplexe Tastenkombinationen sowie das Nachvollziehen umfangreicher Navigationspfade und vieler Prozessschritte, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Gleichzeitig handelt es sich um grundlegende Anwendungen, die tief in die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens verankert sind. Robotic Process Automation bietet eine effiziente Verknüpfung von Alt- und Neu-Systemen durch intelligente Vernetzung. Bei der Systemintegration wird kaum in die bestehenden Systeme eingegriffen, was zu einer kosten- und risikoarmen Automatisierung und Informationstransparenz führt.

Welche Prozesse eignen sich zur Automation mit RPA?

Beispielsweise in den Bereichen Einkauf, Logistik, Service, Vertrieb, Personal und Rechnungswesen lassen sich standardisierte Routineaufgaben automatisieren und somit arbeitsintensive Tätigkeiten an Software-Roboter „outsourcen“. So ist es den Systemen beispielsweise möglich mit Mail, SAP, webbasierten Oberflächen oder Office-Anwendungen zu interagieren. Außerdem ist es denkbar, eine Vielzahl an Daten aus unterschiedlichsten Quellen etwa zu einem Report zusammenzuführen, Stammdaten zu bearbeiten oder Aufträge auszulösen.

Mobile Apps unterstützen automatisierte Prozesse

Die konstant steigenden Anforderungen an Unternehmensprozesse, im Hinblick auf die User Experience und die Bestrebungen hin zu einem Mobile Enterprise, erfordern vermehrt den erleichterten Zugriff auf Daten, die in den Kernanwendungen von Unternehmen liegen. Die Realisierung solcher Anforderungen ist oft aufgrund komplexer Schnittstellen kompliziert und kostenintensiv. RPA-Anwendungen in Kombination mit Mobile Apps sind eine einfache Lösung, um effizient zum gewünschten Ziel zu kommen. So bieten beispielsweise Apps für den Außendienst oder Servicemitarbeiter einfach zu bedienende Interfaces, die den gängigen Anforderungen an die User Experience entsprechen. Gleichzeitig übersetzen RPA-Systeme die Frontend-Eingaben in die vorhandenen Legacy-Systeme. Eine aufwändige und fehleranfällige Datenübertragung etwa bei der Erfassung von Daten, bei Prüfprozessen oder Entscheidungslogiken mit einem Menschen als Schnittstelle im Backoffice entfällt.

Künstliche Intelligenz als zusätzlicher Treiber der Effizienz

Software-Roboter arbeiten auf Basis von definierten Regeln mit denen sich ca. 80 % aller Aufgaben abwickeln lassen. Sonderfälle oder vom Muster abweichende Anfragen werden in der Regel an einen Sachbearbeiter weitergegeben. Durch die Integration einer KI-Komponente lernen RPA-Systeme natürliche Sprache und auch bisher nicht interpretierbare Daten zu verstehen. Auf diese Weise können auch komplexere Geschäftsprozesse automatisiert werden und die Fallzahlen, durch die kognitiven Lernfähigkeiten des Roboters, für das „Exception Handling“ auf ein Minimum reduziert werden. Die Bearbeitung standardisierter Geschäftsprozesse durch RPA verhelfen Unternehmen zu erheblichen Ressourceneinsparungen, gesteigerter Servicequalität, verringerter Fehleranzahl und nicht zuletzt einer gesteigerten Kundenzufriedenheit. Ein weiterer Vorteil ist die lückenlose Dokumentation mit deren Hilfe Compliance-Anforderungen und die Aufzeichnung von Prozessschritten ohne zusätzlichen Aufwand eingehalten werden können. So steigert RPA nicht nur die Produktivität um das Fünf- bis Zehnfache, sondern erhöht gleichzeitig die Prozesssicherheit.

Erfolgsfaktoren bei RPA-Projekten

Der wohl wichtigste Aspekt ist das Thema Sicherheit für eine erfolgreiche Prozessautomation. Häufig werden Kundendaten oder andere sensible Informationen durch ein RPA-System verarbeitet. Diesem Aspekt wird Rechnung getragen, indem die Systeme durch erprobte Mechanismen vor Zugriffen von außen geschützt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Stabilität der Anwendung. Nur durch einen stabilen Betrieb werden Effizienzgewinne durch Automatisierung realisiert. Hierzu ist es notwendig, dass das System tolerant auf externe Störfaktoren wie beispielsweise Popups reagiert.

Um RPA im Unternehmen erfolgreich einzuführen, ist es zentral, ein geeignetes Leuchtturm-Projekt zu finden. Der geeignete Use Case zeichnet sich durch eine hohe Standardisierung des Prozesses, hohe Fallzahlen sowie eine geringe Usability des Ausgangssystems aus. Wird ein solcher Prozess im Unternehmen automatisiert und damit die Mitarbeiter entlastet, steigt schnell die Akzeptanz im Unternehmen.