Die MEWA Textil-Service SE & Co. Management OHG verfolgt das Ziel, ihre HR-Prozesse konsequent zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Mit SAP HCM sowie einer digitalen Personalakte waren bereits zentrale HR-Systeme etabliert. Um die Erstellung, Signatur und revisionssichere Ablage von HR-Dokumenten weiter zu optimieren, entschied sich Mewa für die Einführung des XFT Document Composers.
Digitalisierte HR-Dokumentenprozesse
für Mewa
DATAGROUP implementierte den Service und integrierte ihn nahtlos in die bestehende Systemlandschaft. Das Projekt umfasste dabei zwei besondere Anforderungen: die Anbindung der bestehenden E-Akte von aconso sowie die Integration der E-Signatur-Lösung DocuSign. Beide Aspekte erforderten eine enge technische Abstimmung und teilweise kundenspezifische Erweiterungen.
Digitale HR-Prozesse auf Basis bestehender Systeme
Bei Mewa waren mit SAP HCM sowie einer digitalen Personalakte bereits zentrale HR-Systeme etabliert. Darauf aufbauend verfolgte das Unternehmen das Ziel, seine HR-Prozesse weiter zu digitalisieren und Dokumente effizient direkt aus SAP heraus zu erstellen, digital zu signieren und revisionssicher abzulegen. Dieses Vorgehen war für eine Vielzahl an HR-Dokumenten geplant, u. a. Arbeitsverträge, Vertragsänderungen und diverse standardisierte Schreiben.
Ganzheitliche HR-Dokumentendigitalisierung
DATAGROUP begleitete Mewa ganzheitlich bei der Einführung des XFT Document Composers und integrierte die Lösung nahtlos in die bestehende Systemlandschaft. Gemeinsam mit dem Kunden wurden die fachlichen und technischen Anforderungen in einem strukturierten Kick-off sowie gezielten Abstimmungsformaten erarbeitet, um eine passgenaue und zukunftssichere Lösung zu realisieren.
Die in enger Zusammenarbeit mit XFT umgesetzten Maßnahmen umfassten Installation und Customizing des XFT Document Composers in SAP, die Integration von DocuSign für die e-Signatur sowie die automatische Ablage der Dokumente in der digitalen Personalakte von aconso.
Durch die enge Verzahnung der beteiligten Systeme entstand ein durchgängiger digitaler Prozess für die Erstellung, Signatur und Archivierung von HR-Dokumenten. Medienbrüche werden reduziert und administrative Abläufe nachhaltig vereinfacht.
Wissenstransfer und Zusammenarbeit
Zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts setzte DATAGROUP konsequent auf eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit allen Beteiligten. Durch regelmäßige Update- und Abstimmungstermine wurde jederzeit Transparenz geschaffen und eine schnelle, zielgerichtete Entscheidungsfindung ermöglicht.
Ein besonderer Fokus lag auf Wissenstransfer und Enablement: durch praxisnahe Schulungen wurden die HR-Administratoren befähigt, Dokumentenvorlagen eigenständig zu erstellen, das Corporate Design zu integrieren und den Document Composer langfristig selbst zu betreiben und inhaltlich weiterzuentwickeln. Ergänzt wurde dieser Ansatz durch eine detaillierte technische und fachliche Dokumentation aller Customizings, Prozesse und Schnittstellen.
Ergebnis und Mehrwert für Mewa
Mit der Implementierung des XFT Document Composers verfügt Mewa heute über eine SAP-integrierte Lösung zur Erstellung und Verwaltung von HR-Dokumenten, die:
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auf SAP-Daten basiert
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die Funktionalitäten von Microsoft Word nutzt
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Medienbrüche reduziert
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einheitliche, CI-konforme Dokumente ermöglicht
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digitale Signaturen und automatische Archivierung integriert
„Mit der Einführung einer digitalen Dokumentenerstellung und digitalen Signatur haben wir unsere Abläufe spürbar beschleunigt. Prozesse, die früher zeitaufwendig waren, lassen sich heute deutlich effizienter und vollständig digital umsetzen. Gleichzeitig stärkt die Lösung unser Selbstverständnis als modernes, zukunftsorientiertes Unternehmen.“
Sebastian Bräuer, Leirung HR, Shared Service Center
Über Mewa
Mewa ist ein international tätiges Familienunternehmen und zählt zu den führenden Anbietern von Textil-Dienstleistungen und Betriebsausstattung für Industrie, Handwerk und Gastronomie. Mit einem starken Fokus auf Qualität, Nachhaltigkeit und Service unterstützt Mewa Unternehmen bei effizientem und verantwortungsbewusstem Arbeiten. Dabei verbindet Mewa traditionelle Werte mit innovativen Lösungen und modernen, digitalen Prozessen.
Über XFT als Lösungsanbieter
Als SAP-Partner entwickelt XFT seit vielen Jahren spezialisierte HR-Lösungen, die Unternehmen bei der digitalen Transformation ihrer Personalprozesse unterstützen. Dabei steht eine tiefe Integration in SAP HCM und SAP SuccessFactors im Mittelpunkt.
Auch bei Mewa sorgt die Kombination aus DATAGROUPs Implementierungsexpertise und der XFT-Technologie für ein überzeugendes Ergebnis: ein digitales, rechtssicheres und zukunftsfähiges Dokumenten-Management für HR. Darüber hinaus eröffnet die eingesetzte XFT-Plattform die Möglichkeit, künftig weitere HR-Prozesse digital abzubilden und zu vernetzen.
