Welche konkreten Herausforderungen und Kosten kommen auf ein Unternehmen zu, wenn es so etwas zentrales wie das Zeitwirtschaftssystem ändert? Das war die Fragestelleung, die das ZDF bewog, gemeinsam mit DATAGROUP ein Proof of Concept durchzuführen. Dabei wurde analysiert, welchen Aufwand und welche Kosten die Umstellung des bisherigen, COBOL-basierten Systems auf SAP HCM verursachen würde.
In vielen Unternehmen sind noch alte, COBOL-basierte Systeme im Einsatz. Das hat einen einfachen Grund: sie funktionieren und sind oft tief in den IT-Systemen vernetzt. Langfristig bedeuten solche Systeme jedoch einen hohen Wartungsaufwand, zumal die notwendigen Fachkräfte fehlen. Doch kann ein System, das über viele Jahre mit dem Unternehmen gewachsen ist, überhaupt in ausreichendem Maße und vertretbarem Arbeitsaufwand in modernen, standardisierten Systemen wie SAP HCM abgebildet werden?
Das ZDF beauftragte die SAP HCM Expert*innen bei DATAGROUP, um genau das zu eruieren. Denn das ZDF hat bereits SAP für die Personaladministration und das Organisationsmanagement eingeführt, es gab also bereits einige Schnittstellen zum bisherigen System. Die Überlegung, auch das bisherige Zeitwirtschaftssystem dort abzubilden lag also nahe.
Die Evaluierung erfolgte in Workshops mit den Personal und IT-Verantwortlichen, bei denen der Status Quo genau analysiert wurde. Es ging darum, genau zu verstehen, was fachlich umgesetzt werden musste, etwa Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen und was die Prozessanforderungen sind. Die SAP HCM Expert*innen von DATAGROUP prüften dann, inwieweit alles in SAP HCM abgebildet werden kann. Das erste Ergebnis war ernüchternd: eine Umsetzung wäre möglich, wäre aber mit sehr hohen Kosten verbunden.
Hier blieb DATAGROUP jedoch nicht stehen sondern zeigte, an welchen Stellen Vereinfachungen in den Prozessabläufen immer noch zum gewünschten Endergebnis führen, die Kosten der Umstellung aber bedeutend reduzieren würden.
Mit der Machbarkeitsanalyse steht dem ZDF nun ein umfassendes Abschlussdokument zur Verfügung, das die Kosten nachvollziehbar aufschlüsselt und außerdem die erforderlichen nächsten Schritte, etwa zum Prototyping oder der Projektplanung übersichtlich darlegt.
Michael Heissler
michael.heissler@datagroup.de
Seit mehr als 50 Jahren bietet das ZDF tagtäglich ein Programm aus Information, Bildung, Kultur, Sport und Unterhaltung. Mit diesem Informationsangebot – knapp der Hälfte des Programms – trägt das ZDF zur Meinungsbildung und damit auch zum Funktionieren unserer Gesellschaft bei. Ihren Ansprüchen zu genügen, ist die Herausforderung des ZDF. Dafür machen sie Sendungen, die möglichst viele erreichen. Aber auch Programme, die für Minderheiten interessant sind. Sie stellen uns dem Wettbewerb um Qualität – mit dem Ergebnis, dass Deutschland eines der vielfältigsten und hochwertigsten Fernsehangebote weltweit hat.
Für das ZDF hat DATAGROUP innerhalb von sechs Monaten eine cloudbasierte Softwarelösung für 3.500 Anwender entwickelt, die es ermöglicht, Medieninhalte übergreifend auf intuitive und einfach zu bedienende Weise zu finden. Die Cloudentwicklung eignet sich gut, um individuelle und skalierbare Anwendungen zu erstellen, die unkompliziert an bestehende Legacy-Systeme angebunden werden können.
Für eine Organisation wie das ZDF ist es von großer Bedeutung, möglichst schnell und einfach die richtigen Medieninhalte für unterschiedlichste Anforderungen zu finden und zwar egal, ob es sich um Bild-, Video- oder Audiodateien handelt. Das bisherige Archivsystem bietet bereits viele Möglichkeiten, eine sehr zielgerichtete Suche für verschiedenen Medientypen auszuführen. Unter anderem die zunehmende Bedeutung von weiteren Distributionskanälen wie der ZDF-Mediathek und Drittplattformen führt inzwischen zu dem Bedarf, medienübergreifend zu suchen. Außerdem etabliert sich, geprägt duch die großen Suchmaschinen im Internet, ein neues Suchverhalten bei den Nutzern: Gefordert wird die Möglichkeit, den Bestand assoziativ und intuitiv zu durchsuchen.
Das ZDF setzte daher mit DATAGROUP ein Projekt auf, um das bestehende Archivsystem um weitere benutzerfreundliche Features zu ergänzen. Ziel war es, eine intuitive Suche ähnlich der von Suchmaschinen verwendeten aufzusetzen und langfristig die medienübergreifende Suche möglich zu machen, um über eine Oberfläche alle Medientypen suchen zu können.
Gemeinsam entschied man sich dafür, die entsprechende Lösung in der Cloud aufzubauen. Die Gründe hierfür waren vielfältig:
In klassischen IT-Projekten steht oft die Technik im Vordergrund. Mit der Entwicklung einer Cloudlösung hingegen stehen die Prozesse im Vordergrund. Aufgrund der Vielfalt und Flexibilität der vorhandenen Bausteine kann mit der richtigen Expertise das System entwickelt werden, das sich perfekt an die idealen Prozesse des Unternehmens anpasst und nicht umgekehrt.
Im ZDF-Projekt entschied sich DATAGROUP für eine agile Entwicklung, die einen großen Anteil der Projektzeit für den Input der Fachabteilungen ließ. Durch die Entwicklung in der Cloud konnten schnell Lösungen bereitgestellt, getestet und das Feedback eingearbeitet werden.
Viele Anforderungen und Wünsche sind während der Projektlaufzeit entstanden, als die Mitarbeiter des ZDF festgestellt haben, wie viele Dinge mit der Cloud möglich sind. So war dies ein Projekt, in dem der Kunde in der gegebenen Zeit mehr bekommen hat als ursprünglich geplant, die Erwartungen also übertroffen wurden. Anstatt sich an die technischen Aspekte klammern zu müssen, konnte man sich ganz auf die Frage konzentrieren: Was brauche und möchte ich?
Das Ergebnis ist eine einfache so genannte Facettensuche, die keine Vorklassifizierung benötigt, sondern im Anschluss an die Suche aktiv Vorschläge zur weiteren Einschränkung vornimmt, im Musikarchiv z.B. nach Album, Interpret oder Titel. Diese intuitive Suche kann ohne Schulungen oder tiefgehendes Know-how eingesetzt werden und spart so den Mitarbeitern viel Zeit und Aufwand.
Aktuell ist die Cloudlösung für das Musikarchiv beim ZDF live. Diese soll auf andere Ressorts ausgeweitet und so eine medienübergreifende Suche ermöglicht werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, in der Zukunft weitere Third-Party Services einzubinden, zum Beispiel Lösungen, die künstliche Intelligenz einsetzen, um eine Stimmungsanalyse von Musikstücken vorzunehmen und diese so zu klassifizieren. So wäre es z. B. möglich, konkret nach fröhlichen Musikstücken zu suchen.
Robert Schmidt-Nia
T +49 173 322 08 53
robert.schmidt-nia@datagroup.de
Die Onleihe ist die führende digitale Ausleihplattform für eBooks, eAudios, eVideos, ePapers, eMagazines und eMusic in Deutschland und wird von mehr als 2.600 Bibliotheken genutzt. Bibliothekskunden können damit digitale Medien ausleihen und herunterladen.
DATAGROUP entwickelt im Rahmen des Projekts das neue Onleihe-Backend und das Frontend für den E-Ink Reader Tolino. Ein weiterer Schwerpunkt ist die App Entwicklung für Android, iOS und Windows sowie das Web-Portal.
Stefan Dreher
T +49 711 620 30 333
stefan.dreher@datagroup.de
Die ekz.bibliotheksservice GmbH ist als führender Bibliothekseinrichter und Komplettanbieter im deutschsprachigen Raum Mitgestalter und Innovationskraft der Branche. Ausstattung, Medien, Fortbildung und Beratung – die ekz bietet alles aus einer Hand. Gemeinsam mit den Kunden entwickelt das Unternehmen begeisternde, praxisorientierte Produkte und Dienstleistungen, damit Bibliotheken für die Aufgaben und Herausforderungen von heute und morgen perfekt vorbereitet sind. ekz bietet mit der Onleihe die führende digitale Ausleihplattform für Bibliotheken in Deutschland an. Kunden können bei der Onleihe über ein Internetportal ihrer Bibliothek eBooks, eAudios, eVideos, ePapers, eMagazines und eMusic ausleihen – mobil und rund um die Uhr.
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