Die Datenmengen, die Unternehmen verwalten, steigen ständig. Es ist nicht immer leicht, dabei den Überblick zu behalten und die richtigen Prozesse zu implementieren, mit denen der Datenbestand aktuell und gesetzeskonform gehalten wird. Eine Lösung hierfür ist das von der SAP AG entwickelte Information Lifecycle Management, kurz ILM. Doch bevor man damit starten kann, sollte man erst einen Überblick über die eigenen Daten bekommen. Genau hier setzte DATAGROUP bei der LEAG an. In einem umfassenden Analyseprojekt wurde der Datenbestand untersucht und Empfehlungen abgeleitet, die in Zukunft ein effizienteres Arbeiten ermöglichen.

Analyse des Datenbestandes als Grundlage für erfolgreiches Datenmanagement

Das Energieunternehmen LEAG verfügt über riesige Datenvolumina. Basis für die Ausschreibung einer Information Lifecycle Management Implementierung in SAP waren die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung an einen datenschutzkonformen Einsatz von SAP-Systemen. DATAGROUP überzeugte das Unternehmen mit dem Lösungsansatz, eine umfassende Analyse und Clusterung der Daten vorzunehmen. Denn um eine erfolgreiche Implementierung eines ILM-Systems durchzuführen ist es wichtig, das System und den Datenbestand genau zu kennen.

In einem rund vier Monate dauernden Projekt analysierte DATAGROUP die SAP-Datenbank und führte mit jedem Fachbereich Interviews über die vorhandenen Daten durch. Das Ziel war eine realistische Einschätzung der vorhandenen Daten und darauf bezogenen Prozesse, um auf dieser Basis passende Information Lifecycle Prozesse aufzusetzen.

Das Ergebnis war aufschlussreich und bietet eine wertvolle Grundlage, um das Datensystem vor der Einführung einer ILM-Lösung zu bereinigen und dadurch nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch konkret Kosten zu sparen.

Es wurde unter anderem festgestellt, dass das SAP-System eine sehr große Menge an Daten enthält, was darin begründet liegt, dass es historisch gewachsen ist. DATAGROUP erarbeitete auf Basis der Analyse neue, hilfreiche Konzepte und gab Empfehlungen zur Reorganisation des Systems:

• Implementierung eines Sperr- und Löschsystems zur Bereinigung des Datenbestandes
• Konsolidierung der bisherigen drei Archivsysteme auf ein Archivsystem
• Definieren von Daten-Lifecycles

Vorteile der Bestandsanalyse und Datenbereinigung

• Kosteneinsparungen: Durch die Reduktion der Datenmenge im SAP-System kann die LEAG Speicherplatz sparen. Durch die Analyse von DATAGROUP wurde aufgezeigt, dass LEAG ihren Datenbestand halbieren und entsprechend Hostinggebühren einsparen könnte
• Kontrolle, ob die Forderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingehalten wurden
• Erhöhung der Performance durch ein schlankes System
• Verbesserung der Datenqualität
• Einfacherer Umstieg auf SAP S/4HANA in der Zukunft durch kleinere Datenbanken