Mit seiner Tochtergesellschaft URANO bietet DATAGROUP dem Landkreis Mayen-Koblenz als Digitalisierungspartner des Bildungssystems alle IT-Dienstleistungen aus einer Hand, um einen reibungslosen Ablauf im Schulalltag zu ermöglichen.
In Sachen Digitalisierung wird seitens der Arbeitswelt von den Berufseinsteigenden Großes erwartet, schließlich wachsen sie mit Social Media, mobilen Endgeräten und Streaming-Angeboten auf. Dabei kennen viele junge Menschen nur ihr Smartphone, da sie keinen oder nur sehr eingeschränkten Zugang zu klassischen Geräten der Büro-Peripherie haben. Spätestens mit der Corona-Pandemie hat sich deshalb gezeigt, dass das Bildungssystem ein Upgrade braucht: Moderne Ausstattung, gut geschulte Lehrkräfte und ein ausgebautes Digitalisierungspaket. Der Landkreis Mayen-Koblenz in Rheinland-Pfalz gehört hier zu den digitalen Vorreitern. Bereits seit 2017 wird er durch die DATAGROUP-Tochter URANO auf seinem Weg zu einem modernen digitalen Schulsystem an 20 weiterführenden und Berufsbildenden Schulen eng begleitet und unterstützt.
Tobias Tonollo
Head of Field Service Education bei URANO
tobias.tonollo@datagroup.de
Viele von uns kennen sie noch aus eigener Schulzeit, die IT-affine Lehrkraft, die irgendwie zwischen dem Unterricht noch den Computerraum und alle IT-Systeme der Schule betreute. Leider ist dies auch heute, nach teilweise fast 20 Jahren, in vielen Schulen noch Realität. Der IT-Support wird innerhalb der Schulen vielerorts noch selbst geleistet. Statt sich auf ihre Hauptaufgabe, die Lehre, konzentrieren zu können, müssen sich Lehrkräfte auch noch mit um die IT kümmern.
Der Landkreis Mayen-Koblenz hat bereits vor Jahren die Zeichen der Zeit erkannt. Er beendete 2016 die Selbstadministration der Schulen und wünschte sich sowohl eine Vereinheitlichung aller IT-Systeme sowie eine übergreifende technische Betreuung der Schulen. Damit gehörte der Landkreis Mayen-Koblenz als einer der ersten in Rheinland-Pfalz zu denen, die ein Konzept für eine ganzheitliche IT-Betreuung erfragt haben. Die DATAGROUP-Tochter URANO folgte diesem Ruf und legte ein Konzept vor, das den Landkreis überzeugte.
Mit Jahresbeginn 2017 startete die Zusammenarbeit von URANO und der Landkreisverwaltung. Im Fokus des Supports stand zu Beginn die Wartung und Pflege der Hardware sowie deren Austausch. Zudem stand URANO für alle Dienstleistungen rund um den Betrieb zur Verfügung, das heißt klassische IT-Administration rund um das Angebot von WLAN, die Wartung von Internetanschlüssen und die Software-Betreuung (z. B. Virenscanner, E-Mail-Konten). Ein umfassender First- und Second-Level-Support und eine schnelle Ticketbearbeitung wurden umgesetzt.
Mit der Zeit realisierten die Beteiligten, dass der Auftragsumfang t nicht ausreichte. 2022 folgte eine neue Ausschreibung zur weiteren Modernisierung der IT-Infrastruktur der 20 Schulen für die nächsten vier Jahre, Auch hier überzeugte die DATAGROUP-Tochter URANO und erhielt den Zuschlag. Konkret geht es um die Neukonzeption des schulpädagogischen Netzwerks und Verwaltungsnetzes inklusive der System- und Anwendungsbetreuung sowie des Supports und der Inventarisierung – mit insgesamt elf Kategorien eine große und ambitionierte Ausschreibung.
Komplett neu ist beispielsweise die Betreuung der Verwaltung aller 20 Schulen. Vorher war es den Schulen selbst überlassen, wen sie dafür beauftragen. Jetzt liegt die Betreuung komplett in URANO-Hand. Auch deshalb hat URANO das Vor-Ort-Team von zwei auf drei Spezialist*innen aufgestockt. Die Kolleginnen und Kollegen des Education-Teams sind längst zu einer unverzichtbaren Schnittstelle zwischen vier Institutionen geworden: den Lehrkräften und Schüler*innen in den Schulen, der Kreis-IT, dem Schulamt sowie dem weiteren URANO-Team.
Die feste Anwesenheit der Spezialist*innen an drei der 20 Standorte ermöglicht unter anderem eine bessere und schnellere Diagnostik von Problemstellen, wie fehlende WLAN-Access-Points, defekte Geräte oder ausreichende Stromversorgung. Die drei Education-Spezialist*innen sind an drei Standorten fest stationiert und fahren die weiteren 17 Schulen auf Zuruf und nach Bedarf an. Die Wege sind kurz. Remote sind bei URANO zudem weitere Teammitglieder verfügbar. Und ein zentraler Support bündelt alle eingehenden Tickets und gibt diese an den zuständigen Kollegen vor Ort oder an die passende Fachabteilung weiter.
Als der Landkreis Mayen-Koblenz 2016 die IT-Verwaltung der Schulen zentralisierte, war die IT-Landschaft in den Schulen noch sehr heterogen. URANO griff als Unternehmen von DATAGROUP zur Vereinheitlichung tief in den CORBOX-Baukasten und gab allen Schulen einheitliche Managementsysteme sowohl für die allgemeine Schuldatenpflege und das pädagogische Netzwerk als auch die Webseitenpflege an die Hand. Selbstverständlich übernahm die DATAGROUP-Tochter URANO die zugehörigen IT-Security Services. Um einen reibungslosen Ablauf im Schulalltag zu sichern, werden auch regelmäßige Updates außerhalb der Schulzeiten vorgenommen, dazu zählen unter anderem größere Systemanpassungen in den Schulferien.
Durch die Anwesenheit vor Ort konnte das EDU-Team die Anforderungen an Technik und Software ideal analysieren. Der stete Austausch veralteter Technik und das Umsetzen neuer Lösungen zeigt sich heute in stabilen Systemen. So wurde unter anderem bei Switches, Access Points und weiteren Netzwerkkomponenten auf denselben Hersteller zurückgegriffen, um eine reibungslose Funktion aller Komponenten miteinander sicherzustellen. Im Rahmen des neuen Vertrages setzt URANO als Unternehmen von DATAGROUP neben den Dienstleistungen auch den Austausch alter Hardware sowie den weiteren Ausbau von Netzwerkkomponenten fort Dabei werden beispielsweise auch 100 Switches und 400 Access Points neu in Betrieb genommen.
rund
Schüler*innen
Lehrkräfte
neue Access Points in 2023
mehr als
Tickets/ Monat
Dr. Alexander Saftig, Landrat des Landkreises Mayen-Koblenz
Mit rund 216.000 Einwohner*innen ist der Landkreis Mayen-Koblenz der bevölkerungsreichste Landkreis in Rheinland-Pfalz. Im Rahmen des DigitalPakts und eigenen Bestrebungen baut der Landkreis derzeit die digitale Nahversorgung an den Schulen aus. Dazu gehört neben der Breitbandanbindung aller Schulen auch die Ausstattung aller Schüler*innen mit mobilen Endgeräten. So kann zukünftig schrittweise auf digitale Lehr- und Lernmittel zurückgegriffen werden.
DATAGROUP hat im Februar 2023 nach nur vier Monaten erfolgreich eine umfangreiche IT-Transition für eine große öffentliche Einrichtung abgeschlossen. Dabei hat der IT-Dienstleister bewiesen, dass er ein leistungsstarker und zuverlässiger Partner für die Digitalisierung von öffentlichen Auftraggebern ist. Im Zuge der Transition hat DATAGROUP nicht nur die Verantwortung für weitere IT-Arbeitsplätze des Auftraggebers und der ihm zugeordneten Organisationen übernommen, sondern auch umfangreiche Optimierungen im Service Desk, im Second-Level-Support, im Technical Field Service und in der Lagerverwaltung umgesetzt.
Im Leistungsfeld First-Level-Support optimierten die DATAGROUP-Expert*innen Prozesse rund um den Service Desk. Mit der Umstellung werden die Ticketqualität verbessert und die Bearbeitungsprozesse optimiert sowie die Durchlaufzeiten der Tickets verkürzt – um letztlich die Anwender*innen-Zufriedenheit zu steigern.
Im Leistungsfeld Second-Level-Support vereinheitlichten die DATAGROUP-Expert*innen im Zuge der Transition das Leistungsangebot für alle zugeordneten Organisationen des Auftraggebers. Um die Leistungen im Second Level weiter zu verbessern, wurden weitere Services übernommen, wie die Softwarebereitstellung inklusive Patch- und Schwachstellenmanagement, proaktive Sicherheitsmaßnahmen wie Endpoint Security Checks, Betrieb und Betreuung von speziellen PC-Arbeitsplätzen für Menschen mit besonderen Bedürfnissen sowie umfassende Services im Umfeld von Multifunktionsdruckern.
Ein weiteres Teilprojekt der Transition waren Umstrukturierungen im Technical Field Service (TFS) mit dem Ziel, dessen Servicequalität zu verbessern. Der TFS ist nun für den Einsatzraum des Kunden optimal organisiert und verfügt über ein festes sowie eingespieltes Techniker*innen-Netz. Zudem wurden Außenlager und Storeboxen etabliert, um noch schneller und flexibler agieren zu können. Mithilfe dieser dezentralen Lagerflächen haben Techniker*innen rund um die Uhr Zugriff auf benötigte Hardware. Diese kann ihnen dort bereitgestellt werden und zu einem späteren Zeitpunkt dann abgeholt werden. So können sie schneller und flexibel Serviceanliegen vor Ort an den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden des Auftraggebers lösen.
Diese Lagerinfrastruktur ist auch angebunden an zwei schlagkräftige digitale Helfer, die den Techniker*innen und der Auftragsüberwachung neu an die Seite gestellt wurden: Sie können nun mit zwei gemeinsam von DATAGROUP und dem Auftraggeber implementierten Apps ihre Arbeitseinsätze besser planen und ihre Auslastung verbessern. Die Apps begleiten den gesamten Hardware-Bereitstellungsprozess von der Bestellung über die Terminplanung und die Bereitstellung benötigter Hardware bis zum erfolgreichen Abschluss des Auftrags. Um den Arbeitsalltag leichter zu gestalten und Ressourcen zu schonen, können die Techniker*innen in der App alle Aufträge einsehen und erhalten Vorschläge für eine optimale Routenplanung zur Abarbeitung von Aufträgen an verschiedenen Orten. Die unkomplizierte Dokumentation aller Vorgänge erfolgt ebenfalls in der App und somit völlig papierlos.
Ein weiterer Bestandteil der Transition war die Einführung eines neuen Lagerverwaltungssystems für das Warenlager. Dort werden alle IT-Hardwarekomponenten für die Endanwender*innen des Kunden gelagert, wie Notebooks, Monitore oder Drucker. Durch das neue System ist die Lagerführung nun prozessintegriert und übersichtlich, wodurch Aufträge zukünftig noch schneller abgewickelt werden können. In diesem Zuge wurden alle Prozesse komplett konsolidiert und anschließend digitalisiert. Die Rückverfolgbarkeit der Warenströme und automatisierte Bestandsbuchungen im ITSM-Tool des Auftraggebers tragen außerdem zur Optimierung seiner Prozesse bei. Jederzeit können Kundenbestände nach definierten Parametern ausgewertet und Entscheidungen für Beschaffungsszenarien effizient und zielorientiert getroffen werden.
Die umfassende Restrukturierung der Lagerwirtschaft ging weiterhin mit der Umsetzung der Zero-Waste-Thematik und der Schaffung von Klimaneutralität einher. Somit wurden alle Prozesse hinsichtlich der Entsorgung und des Recyclings von Verpackungsmaterialien optimiert. Die Energieversorgung für das Lager wurde komplett klimaneutral gestaltet.
Darüber hinaus wurde ein neues Berichtswesen zwischen DATAGROUP und dem Auftraggeber aufgebaut, mit dem sich Berichte für ausgewählte Key Performance Indicators (KPIs) und Service Level Agreements (SLAs) für die operative Steuerung und zur Entscheidungsunterstützung für das Management erstellen lassen. Dieses Berichtswesen nutzt verschiedene Datenquellen: Zum Beispiel das Service-Management-Tool des Auftraggebers, eine Plattform, die verschiedene IT-Service-Management-Tools und
-Prozesse integriert, oder die Automatic-Call-Distribution-Anlage, ein telekommunikationsbasiertes System zur automatischen Verteilung eingehender Anrufe an verfügbare Mitarbeiter*innen im Service Desk, sowie das neue Lagerverwaltungssystem von DATAGROUP.
Der erfolgreiche Abschluss der IT-Transition zeigt, dass DATAGROUP in der Lage ist, komplexe IT-Projekte für öffentliche Auftraggeber umzusetzen und zu einem hervorragenden Ergebnis zu bringen. Die Optimierungen im First- und Second-Level-Support sowie die Umstrukturierungen im Technical Field Service und die Einführung des Lagerverwaltungssystems tragen zur Effizienzsteigerung und Zufriedenheit der Endanwender*innen bei.
DATAGROUP wird auch zukünftig die IT-Landschaft des Kunden betreuen und optimieren, um eine reibungslose Funktionalität der IT-Arbeitsplätze zu gewährleisten. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere IT-Services und Lösungen zu erfahren!
Andreas Schreiyäck
andreas.schreiyaeck@datagroup.de
T +49 711 49005 14 143
Bereits seit 2014 ist eine Unternehmensgruppe aus dem Bildungsbereich Kunde von DATAGROUP. Mit unserem IT-Full-Outsourcing-Service haben wir die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb ihrer IT-Infrastruktur übernommen. Über die Jahre hinweg haben wir sicherstellen können, dass ihre Systeme in einem dedizierten Rechenzentrum stabil und zuverlässig laufen. Doch im Zeitraum von 2021 bis 2023 standen wir gemeinsam mit dem Kunden vor einer neuen und spannenden Herausforderung: Die Migration seines Rechenzentrums auf unsere zentrale CORBOX-Plattform und die Implementierung von Microsoft 365.
Die Entscheidung, das Rechenzentrum auf die CORBOX-Plattform zu migrieren, war für das Kundenunternehmen von großer Bedeutung, da es damit die Vorteile einer modernen und hochsicheren Private-Cloud-Infrastruktur nutzen konnte. Die CORBOX-Plattform bietet zahlreiche zukunftsorientierte Funktionen und Technologien, die eine optimale Skalierbarkeit, Flexibilität und Effizienz für IT-Infrastrukturen und -Betrieb gewährleisten. Zusätzlich zur Migration auf die CORBOX-Plattform sollte auch Microsoft 365 implementiert werden, um den Mitarbeitenden des Kundenunternehmens modernste Kommunikations- und Kollaborationstools zur Verfügung zu stellen.
Eine besondere Herausforderung bei diesem Projekt war die organisationsbedingte Multi-Tenant-Struktur des Kunden. Die Migration musste sorgfältig geplant und ausgeführt werden, um sicherzustellen, dass alle Geschäftseinheiten der Unternehmensgruppe nahtlos auf die neue Plattform umgestellt werden können, ohne dass es zu Störungen im Betrieb kommt. Eine vorausschauende Planung der Ziel-Architektur war daher von entscheidender Bedeutung, um die richtigen Schritte für eine erfolgreiche Migration zu identifizieren.
Unser Expert*innen-Team begann mit einer detaillierten Bestandsaufnahme der vorhandenen Systeme, Anwendungen und Datenbanken beim Kunden. Dabei wurden mögliche Abhängigkeiten, Konfigurationen und individuelle Anforderungen berücksichtigt. Basierend auf diesen Informationen konnten wir eine maßgeschneiderte Roadmap entwickeln, die den Migrationsprozess in mehrere gut koordinierte Phasen unterteilte.
Eine weitere Herausforderung bei dem Migrationsprojekt bestand darin, die Multi-Tenant-Struktur der Unternehmensgruppe an die CORBOX-Plattform anzubinden. Dies erforderte eine enge Zusammenarbeit zwischen unserem Team und den Mitarbeitenden des Kunden, um sicherzustellen, dass die individuellen Anforderungen der verschiedenen Geschäftseinheiten und Abteilungen erfüllt werden. Durch die geschickte Nutzung von Virtualisierungstechnologien und der Bereitstellung separater Umgebungen für jede Geschäftseinheit konnte von DATAGROUP eine effektive Multi-Tenant-Struktur geschaffen werden.
Parallel zur Migration auf die CORBOX-Plattform erfolgte auch die Implementierung von Microsoft 365 für die Gruppe. Dies beinhaltete die Überführung von E-Mail-Diensten in die Cloud von Microsoft, die Einführung von Collaboration-Tools und die nahtlose Integration der bestehenden Unternehmensdaten in die Cloud-basierte Plattform. Unsere Expert*innen sorgten dafür, dass die Mitarbeiter*innen des Kundenunternehmens während des gesamten Implementierungsprozesses einen reibungslosen Zugriff auf ihre Daten und Anwendungen hatten. Schulungen und Workshops wurden organisiert, um den Mitarbeitenden die neuen Funktionen von Microsoft 365 näherzubringen und sie bei der effektiven Nutzung der Plattform zu unterstützen.
Die Zusammenarbeit zwischen DATAGROUP und dem Kundenunternehmen bei diesem Großprojekt war geprägt von offener Kommunikation, enger Abstimmung und einem hohen Maß an technischem Know-how. Die Teams arbeiteten Hand in Hand, um sicherzustellen, dass alle Herausforderungen erfolgreich gemeistert wurden und die vorab mit dem Kunden definierten Ziele erreicht wurden.
Die Migration auf die CORBOX-Plattform und die Implementierung von Microsoft 365 haben dem Kundenunternehmen zahlreiche Vorteile gebracht. Heute profitiert die Organisation von einer modernen, skalierbaren und hochsicheren IT-Infrastruktur. Die erfolgreiche Umsetzung der Multi-Tenant-Struktur ermöglicht es, effizienter und kosteneffektiver zu arbeiten. Durch die Nutzung der CORBOX-Plattform erhält die Unternehmensgruppe Flexibilität, Skalierbarkeit und die Möglichkeit, zukünftige IT-Anforderungen problemlos zu erfüllen. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeitenden von modernen Kollaborationstools, die die Zusammenarbeit erleichtern und die Produktivität steigern. Die Cloud-Infrastruktur ermöglicht es dem Unternehmen, Ressourcen flexibel zu skalieren und schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren. Zusätzlich wurden die Sicherheitsmaßnahmen verbessert, um die Unternehmensdaten vor Bedrohungen zu schützen und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Die Erfolgsgeschichte mit unserem IT-Full-Outsourcing und der CORBOX-Plattform bei diesem Kunden ist ein gelungenes Beispiel für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit, die auf Vertrauen, Fachwissen und Engagement basiert. Wir sind stolz darauf, den Kunden seit 2014 zu begleiten und freuen uns auf weitere erfolgreiche Jahre der Zusammenarbeit. Unser Engagement, hochwertige IT-Services zu liefern und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, bleibt unverändert, während wir gemeinsam das Wachstum und den Erfolg der Unternehmensgruppe IT-seitig unterstützen.
Marcus Schäfer
marcus.schaefer@datagroup.de
DATAGROUP zeichnet seit mehreren Jahren verantwortlich für den IT-Support bei elf öffentlichen Einrichtungen, die in den Bundesländern agieren, aber auch in einem bundesweiten Verbund zusammengeschlossen und organisiert sind. Bei Fragen und Störungen der Mitarbeitenden rund um die IT stehen die Expert*innen von DATAGROUP am Service Desk per Telefon oder Mail bereit. Bei Problemen, die sich nur vor Ort am PC-Arbeitsplatz lösen lassen, sind sie bei sechs der Einrichtungen auch mit Onsite-Support aktiv. Alles, damit die öffentlichen Auftraggeber ihren Aufgaben und Verpflichtungen gegenüber den Bürger*innen bestmöglich nachkommen können.
Die Übernahme des Service Desk und des Field Services in dem Einrichtungsverbund erfolgte ab 2019 in mehreren Schritten: In einer Einrichtung des Verbunds wurden in einem Pilotprojekt diese Services von DATAGROUP übernommen – sowohl von internen Abteilungen als auch von externen Dienstleistern. Dabei konnten die DATAGROUP-Expert*innen in dieser Umbruchsituation ihr Know-how zur Vereinheitlichung der Prozesse ideal nutzen. Die Einführungsphase fiel zudem zusammen mit dem Beginn der Corona-Pandemie. Hier zeigte sich die Flexibilität von DATAGROUP, indem man in kurzer Zeit für alle Mitarbeitenden der Einrichtungen mobiles Arbeiten aus dem Homeoffice möglich machte.
Weitere Einrichtungen in anderen Bundesländern folgen nach diesem ersten erfolgreichen Roll-out. Angesichts deren föderalen Organisation war sowohl die Anpassungsfähigkeit von DATAGROUP gefragt als konnten auch Erfahrungen aus den vorangegangen Roll-outs wertvoll eingesetzt werden. Die Beauftragung des Verbunds erfolgte bis ins Jahr 2024 mit einer Option zur Verlängerung um weitere drei Jahre.
Zu ihrem Auftrag kam DATAGROUP mittels einer gewonnenen Ausschreibung. Ein Ziel dieser Ausschreibung war eine Homogenisierung des IT-Services über mehrere Einrichtungen des Verbunds hinweg. Genau hierfür wurden die Transitionsprojekte bei den einzelnen Einrichtungen genutzt, um aus der fragmentierten IT-Service-Landschaft hin zu mehr Standards und einheitlichen Prozessen zu gelangen.
Hier konnte DATAGROUP mit Expertise bei solchen Vorhaben punkten und die Erwartungen voll erfüllen. So wurden Prozesse über einzelne Einrichtungen des Verbunds hinweg vereinheitlicht. DATAGROUP sicherte dabei den Wissenstransfer zwischen den Einheiten und war vor Ort bei der konkreten Umsetzung an der Seite der IT-Teams in einzelnen Einrichtungen vor Ort. So wurden beispielsweise die Erfahrungen aus der Piloteinrichtung, die man bei der Einführung von Microsoft Teams und Office 365 gemacht hatte, weitergegeben – für eine schnellere Umstellung der Systeme.
Eine Zentralisierungsmaßnahme, die DATAGROUP für den Einrichtungsverbund umsetzte, war der Aufbau eines gemeinsames Tickettools, das nun deutschlandweit im Einsatz ist. In diesem Zuge wurde die Supportumgebung ganz neu gestaltet, unter anderem mit einem vereinheitlichten Support-Backend-System. Der Clou dabei: Das bisherige Ticketsystem ist trotzdem weiterhin für einzelne Einheiten nutzbar, baut aber auf der neuen, vereinheitlichten Basis auf. So war keine aufwändige IT-Umstellung in den Einheiten notwendig, da diese im Hintergrund und zentral von den DATAGROUP-Expert*innen umgesetzt wurde.
Die IT-Einheiten des Kunden zeigen sich sehr zufrieden damit, dass DATAGROUP sinnvoll Standardisierung schafft, aber auch – wenn es an einzelnen Stellen darauf ankommt – individuelle Lösungen anbieten kann. Diese hohe Kundenorientierung ist maßgeblicher Teil des Erfolgs dieses Großprojekts.
Die Zentralisierung der Supportsystem war vorbereitender Schritt zur anschließenden Einrichtung eines zentralen Service Desk für elf Einrichtungen des Verbunds. So sind die freundlichen DATAGROUP-Ansprechpartner*innen in Hamburg heute für Mitarbeitende der Kundenorganisation in ganz Deutschland unkompliziert erreichbar. Mit einheitlichem Service bearbeiten sie rund 19.000 eingehende Anrufe im Monat und erreichen dabei zuverlässig die vereinbarte Erstlösungsquote von 80 %.
Ergänzt wird der telefonische Helpdesk bei fünf der öffentlichen Einrichtungen durch den Field Service. Dieser betreut IT-Anträge und -Störungen, die einen Einsatz vor Ort an den Arbeitsplätzen der Mitarbeitenden notwendig machen. Dies kann der Tausch von einzelnen Geräten oder der Auf- und Abbau von einem oder mehreren ganzen IT-Arbeitsplätzen sein. Ergänzend sind an 14 Standorten Servicetheken eingerichtet worden, wo die Mitarbeiter*innen sich persönlich von DATAGROUP-Ansprechpersonen beraten lassen können oder unkompliziert Ersatzteile ausgegeben werden.
Die Expert*innen von DATAGROUP kommen jedoch auch bei größeren Projekten zum Einsatz, zum Beispiel wenn im Zuge eines Roll-outs großflächig Hardware getauscht werden muss oder Umzüge von IT-Arbeitsplätzen koordiniert und umgesetzt werden müssen. Auch hier kommt die Stärke von DATAGROUP zum Tragen, dass sowohl das Know-how für Standardisierung von Prozessen vorhanden ist als auch man immer bereit ist, eine „extra Meile“ zu gehen, um sich an die spezifischen Anforderungen der Einrichtungen anzupassen.
Sebastian Hein
T +49 40 854 04 319
sebastian.hein@datagroup.de
Mehr als
30.0000
betreute Endanwender*innen
rund
17.000
bearbeitete Service-Desk-Tickets pro Monat
Präsenz von DATAGROUP an
14
Standorten des Kunden deutschlandweit
Wenn heute die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Forst Baden-Württemberg (ForstBW) unterwegs sind, können sie überall mobil arbeiten und auf die von ihnen benötigten Daten und Anwendungen zugreifen. Möglich macht das die Cloud-only-Strategie von ForstBW, durch die die gesamte IT-Infrastruktur sowie alle dazugehörigen IT-Prozesse in die Microsoft Cloud verlagert wurden. DATAGROUP war als strategischer Partner für den Neuaufbau verantwortlich und betreibt mit ForstBW die neue Struktur in der Cloud.
Der Zeitplan für die Implementierung der gesamten IT in die Cloud war straff. Das Projekt startete im März 2019 und musste zwingend bis Jahresende fertiggestellt werden. Denn ab dem 01.01.2020 wurde die bisherige Einheitsforstverwaltung in Baden-Württemberg in zwei Folgeorganisationen aufgeteilt: Einerseits die Anstalt öffentlichen Rechts Forst Baden-Württemberg, zuständig als Betrieb in eigener Finanzierung für die Bewirtschaftung und Betreuung des Staatswaldes sowie Sonderaufgaben in der Forstwirtausbildung und der Waldpädagogik, andererseits die Landesforstverwaltung, verantwortlich für Kommunal- und Privatwald sowie hoheitliche Aufgaben. Im Zuge dieser Forstneuorganisation musste auch die IT der beiden Organisationen komplett getrennt werden.
ForstBW ging dabei den stringenten Cloud-only-Weg, sprich: es stehen keine Server mehr bei ForstBW on premise. Das Rechenzentrum und die komplette Bürokommunikation wie E-Mail, Datenablage oder Werkzeuge zur Zusammenarbeit und Kommunikation sind in der Cloud verfügbar. Dazu kommen sämtliche relevanten Fachverfahren, welche auf Infrastructure as a Service (IaaS) und Platform as a Service (PaaS) aufbauend ebenfalls über die Microsoft Azure Cloud bereitgestellt werden.
„Der Vorteil der Umsetzung mit der Microsoft Cloud liegt unter anderem in den umfangreichen standardisierten Baukästen, mit denen man schnell komplexe Umgebungen aufbauen und dem Kunden maßgeschneidert zur Verfügung stellen kann“, erklärt Holger Hennig, Bereichsleiter Cloud Consulting bei DATAGROUP. Ein weiterer Schwerpunkt bei der Auswahl der passenden Servicebausteine waren Sicherheit und Compliance. Mit den entsprechenden Azure-Diensten stellten Cloud-Architekten von DATAGROUP eine passgenaue und entsprechend robuste Gesamtlösung zusammen, was ForstBW auch von externen Auditoren bestätigt wurde.
Dank der umfangreichen Projekterfahrung mit Konzeptblaupausen und ergänzenden CORBOX-Services, wie der Konfiguration und Betankung der Geräte mit Rollout an die Mitarbeitenden, konnte die Transformation auf die Cloud bereits im Herbst 2019, rechtzeitig vor dem Betriebsstart 01.01.2020, fertiggestellt werden.
Neben der rein technischen Umsetzung bot DATAGROUP auch Unterstützung bei den Trainings für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an und begleitete das Multiplikatorenkonzept, bei dem eine Person pro Standort speziell geschult wurde und damit als erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen dienen kann.
„Es gibt nicht viele vergleichbare Projekte in der Öffentlichen Verwaltung, aber dieses Pionierprojekt hat sich ausgezahlt. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten pünktlich zum Start von ForstBW am 01.01.2020 mit neuen Geräten ihre Arbeit für ForstBW beginnen und flexibel von überall arbeiten. Gleichzeitig haben wir mit den Cloud-Servicebausteinen die Möglichkeit, unsere IT-Infrastruktur und Anwendungen künftig bei Bedarf schnell anzupassen und zu erweitern“, resümiert Carmen Hahn, Projektmitarbeiterin bei ForstBW.
Die Anstalt öffentlichen Rechts Forst Baden-Württemberg (ForstBW) trägt Verantwortung für die Bewirtschaftung von über 300.000 ha Staatswald und ist größter Forstbetrieb des Landes. ForstBW setzt sich zum Ziel ökologisch vorbildlich, sozial ausgewogen und ökonomisch erfolgreich zu arbeiten. Im Sinne des Waldes und der Menschen bildet das Prinzip der Nachhaltigkeit die Grundlage unserer Tätigkeit. Dazu tragen landesweit ca. 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei.
Mehr unter ForstBW finden Sie unter www.forstbw.de.
Die revisionssichere Ablage von Dokumenten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, ein gut funktionierendes Archiv erleichtert auch die Arbeit von Unternehmen, indem Dokumente schnell und einfach auffindbar sind. Seit 2017 verwaltet DATAGROUP die Archivlösung OpenText Archive Center für die Berliner Stadtreinigung (BSR) im Application Management und übernimmt Support und Weiterentwicklung.
Alle elektronischen Dokumente, die in Beziehung mit einem SAP-Beleg stehen, zum Beispiel Rechnungen, müssen revisionssicher für die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Um dies umzusetzen, entschied sich die BSR für die Lösung OpenText, die an ihr SAP-System angebunden wurde.
Da es eine Vielzahl an von SAP freigegebenen Archivsystemen gibt und jedes einzelne System eigenes Know-how erfordert, handelt es sich um Spezialwissen, das erst aufgebaut und kontinuierlich aktualisiert werden muss. Um nicht intern Ressourcen für den technischen Support und die Weiterentwicklung des komplexen Systems aufbauen zu müssen, entschied sich die BSR für DATAGROUP als Partner und lagerte das Application Management an diese aus.
Seitdem übernimmt DATAGROUP für das Archivsystem die Behebung von Störungen, die Umsetzung von Change Request, das Updatemanagement und auch die komplette Anwendungsentwicklung, wenn etwa eine neue Sicht auf Dokumente oder andere Anpassungen am System benötigt werden. Auch den technischen Austausch mit dem Hersteller übernimmt DATAGROUP, zum Beispiel wenn neue Aspekte wie etwa eine Virtualisierungssoftware unterstützt werden soll und von Herstellerseite Anpassungen nötig werden.
Aktuell unterstützt DATAGROUP die BSR bei der Einführung von SAP Information Lifecycle Management. Ziel des Projekts ist eine Umsetzung im SAP CRM System zur Erreichung einer DSGVO-Konformität. Informationen unterliegen wie vieles andere einem Lebenszyklus. Während es einige Daten gibt, die dauerhaft verfügbar sein müssen, gelten für viele andere Löschfristen, insbesondere für die personenbezogenen Daten. Mit der ILM-Lösung von SAP kann die BSR ihren Datenbestand an jedem Punkt des Lebenszyklus, also von der Erstellung bis hin zur endgültigen Löschung kontinuierlich kontrollieren und effizient steuern – und dabei den Datenschutz einhalten.
Die BSR kann individuelle Regeln einsetzen, nach denen die Daten des CRM-Systems gesperrt und später gelöscht werden. Der Datenbestand wird mit ILM kompakt gehalten und die Systeme so nicht durch veraltete Datenmengen verstopft.
Dirk Heede
T +49 89 996872 119
dirk.heede@datagroup.de
Die BSR ist das größte kommunale Entsorgungsunternehmen in Deutschland. Mit umfangreichen Entsorgungsdienstleistungen und einem sauberen Stadtbild leistet das Unternehmen einen Beitrag für die Lebensqualität in Berlin. Die BSR orientiert sich an Wirtschaftlichkeit sowie an hohen sozialen und ökologischen Standards und treibt Innovationen in all ihren Geschäftsfeldern kontinuierlich voran.
In Konstanz kam von 1414 bis 1418 die gespaltene Christenheit zusammen, um das Schisma der drei parallel amtierenden Päpste zu lösen. Die jahrelange Versorgung der zahlreichen Konzilbesucher und Gesandten gilt noch heute als logistische Meisterleistung.
Ihre Fortsetzung findet sie derzeit im Konstanzer Rathaus – unweit des historischen Konzilgebäudes. Dort wird die Beschaffungsplattform zur Abwicklung der logistischen Abläufe eingesetzt. Sie ermöglicht einen Just-in-time-Einkauf von Verbrauchs- und anderen Materialien – unmittelbar durch die Abteilungen und doch gesteuert vom zentralen Einkauf. Bisherige Materialläger an den einzelnen Standorten werden damit überflüssig.
Wie viele Behörden, so ist auch die Konstanzer Kommunalverwaltung auf viele Standorte im ganzen Stadtgebiet verteilt. Eine Beschaffungslösung gab es bislang nicht. So wurde vor Ort oft Material auf Vorrat gekauft. Kleinläger an den einzelnen Stand-orten bildeten sich. Dies wollte die Stadt ändern. Der zentrale Einkauf sollte den verteilt arbeitenden Beschäftigten über eine zentrale Plattform Vorgaben einrichten können, welche Artikel sie zu welchem Preis bei welchem Lieferanten bestellen dürfen.
Dies findet nun mit der Lösung der DATAGROUP am Standort Ulm statt. In einer öffentlichen Ausschreibung konnte sich die DATAGROUP Ulm gegen Anbieter aus dem Umfeld kommunaler Software durchsetzen. Funktionalität, Ergonomie und einfache Bedienung der Beschaffungsplattform waren die ausschlaggebenden Gründe. Der strategische Einkauf der Stadt Konstanz hatte sich im Vorfeld genau angesehen, wie Bestellprozesse erfolgreich neu organisiert werden.
Vom Look-and-feel mutet die Plattform wie ein Onlineshop an. Der Besteller sucht sich aus einem elektro-nischen Katalog z. B. Bürobedarf wie Buntstifte und Papier für den städtischen Kindergarten heraus.
Diese Güter werden über von den Lieferanten gelieferte Kataloge oder über einen durch die Stadtverwaltung selbst pflegbaren, lieferantenübergreifenden Katalog abgewickelt. Die Lösung der DATAGROUP bietet die Möglichkeit, beliebige Lieferanten aufzuschalten – anders als viele Wettbewerbsprodukte, die nur vordefinierte Kataloge/Lieferanten zulassen. Da Verwaltungen ihre Rahmenverträge für Lieferanten jährlich neu ausschreiben müssen, ist ein E-Procurement-System mit fest verdrahteten Lieferanten nicht praktikabel. Abgerundet wird das Ganze durch die Abbildung von Freitextbedarfen, die nicht an Katalogwaren gebunden sind.
Derzeit hat die Plattform rund 100 dezentrale Anwender, die darüber Verbrauchsmaterialien bestellen. Mit der Zeit sollen auch EDV-Materialien und kleinere Investitionsgüter hinzukommen. Der Einsatz der E-Procurement-Lösung ermöglicht der Stadt Konstanz eine just-in-time-Beschaffung; es entstehen keine überflüssigen Läger mehr. So schafft das System Transparenz über die getätigten Beschaffungen und liefert Kennzahlen als Grundlage für zukünftige Gespräche mit den Lieferanten.
Henriette Wander
Henriette.Wander@datagroup.de
+49 731 93542-815
Konstanz ist die größte Stadt am Bodensee und Kreisstadt des Landkreises Konstanz. Die Stadtverwaltung ist in drei Dezernate aufgeteilt, verteilt auf 55 Gebäude. Die drei Dezernate werden von Oberbürgermeister Uli Burchard, Bürgermeister Dr. Andreas Osner und Bürgermeister Karl Langensteiner-Schönborn geführt. Das Team der Stadt Konstanz besteht aktuell aus 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Die Universität Mozarteum Salzburg ist eine der führenden europäischen Musikhochschulen. Sie verfügt über rund 850 Mitarbeiter & Lehrkräfte und ca. 1.900 Studierende aus aller Welt.
Die IT-Abteilung war ausschließlich auf das operative Lösen der täglichen Anforderungen ausgerichtet. Dadurch konnten die stetig wachsenden Herausforderungen von Seiten der EU-DSGVO als auch die Anforderungen an eine moderne Serviceorganisation nur schwer erfüllt werden. Um diese Problematik zu durchbrechen wurde im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung nach einem qualifizierten Lösungspartner gesucht. Die DATAGROUP konnte mit Ihren Spezialisten das Mozarteum von seinem Lösungsansatz überzeugen.
Gemeinsam mit der IT-Abteilung des Mozarteums und weiteren wichtigen Stakeholdern, wie z.B. dem Rektorat, der Rechtsabteilung und ausgewählten Anwendern wurde ein ausführliches Assessment durchgeführt. Das im Rahmen des Assessments erarbeitete Zieldesign für die künftige IT-Abteilung wurde mit der Ist-Situation abgeglichen. Als Ergebnis entstanden 30 Teilprojekte zur Optimierung, welche unter dem Einfluss der IT-Abteilung stehen. Diese Teilprojekte stellten die Arbeitspakete zu Erlangung des Zielbildes dar, wobei DATAGROUP 19 davon umsetzen durfte.
Mit Hilfe der DATAGROUP Consultants konnten die für die neue IT-Abteilung notwendigen Prozesse erarbeitet und in Form von Betriebshandbüchern dokumentiert werden. Auf dieser Basis war es möglich, folgende Tools zur Implementation der Prozesse zu evaluieren um in der Folge durch das Mozarteum umgesetzt werden zu können:
Die IT-Abteilung der Universität Mozarteum Salzburg versteht sich heute als eine Serviceorganisation und verfügt über innovative Tools und Methoden zur Bewältigung der immer weiter steigenden Anforderungen. Die Anforderungen der EU-DSGVO werden vorbildlich erfüllt.
Leistungen
» Strategieberatung
» Prozesseinführung
» Einführung von diversen Tools
Die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) setzt bei den End User Services auf DATAGROUP. Von Bestellung über Implementierung, Inbetriebnahme und Support – wir übernehmen das komplette Management der IT-Arbeitsplätze. Mit einer der größten Computer-Betankungsstraßen in Deutschland sind wir dafür bestens gerüstet.
Die Impfung ist ein entscheidender Baustein zur Bekämpfung der Pandemie. Um möglichst viele Menschen möglichst effektiv und zeitnah impfen zu können, wurden in ganz Deutschland innerhalb kürzester Zeit Impfzentren eingerichtet. Für die Impfzentren in Baden-Württemberg übernahm DATAGROUP den Aufbau der gesamten IT-Infrastruktur und unterstützte IT-seitig den gesamten Impfprozess.
Die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) ist die zentrale Dienstleisterin für moderne Informationstechnologie (IT) in der Landesverwaltung. Die BITBW wurde zum 1. Juli 2015 als Kernstück der IT-Neuordnung im Land gegründet. Sie wird im Geschäftsbereich des Innenministeriums geführt.
Martin Voelker
Geschäftsführer
T +49 7127 930 3084
martin.voelker@datagroup.de
Bereits vor Projektbeginn verfügte der Bayerische Landtag über ein elektronisches Verfahren zur Unterstützung des Petitionsverfahrens. Diese Anwendung ermöglichte eine elektronische Abwicklung von Verfahrensschritten. Allerdings war es nicht möglich, diese im System zu speichern, um so eine elektronische Akte abzubilden. In der Folge lagen alle Petitionsakten in Papier vor.
Die vollständige elektronische Akte war ein wesentlicher Grund für den Landtag, nach einer neuen Lösung zu suchen. Hinzu kam der Wunsch nach einer Plattform, die auf dem neuesten Stand der Technik auch für die Anwender größeren Bedienkomfort brachte. Daher entschloss sich der Landtag, die Anwendung durch das elektronische Petitionsverfahren von DATAGROUP abzulösen.
DATAGROUP verfügt über langjährige Erfahrung in der Entwicklung und Betreuung von elektronischen Petitionsverfahren. Nach den Landtagen Hessen und Rheinland-Pfalz ist der Bayerische Landtag bereits der dritte, der das Petitionsverfahren der DATAGROUP auf Basis von Microsoft Office Sharepoint einsetzt.
Der Geschäftsprozess „Petition“ ist im Bayerischen Landtag weitgehend elektronisch abgebildet. Auch die Vor- und Nachbereitung von Ausschusssitzungen, die Petitionen behandeln, wird unterstützt.
An die Sicherheit der im Petitionsverfahren gespeicherten Daten wurden bei Design und Implementierung der Anwendung hohe Ansprüche gestellt. So liegt dem System ein detailliertes Berechtigungskonzept zugrunde, das das System nur dedizierten Benutzern mit bestimmten Berechtigungen innerhalb des Verfahrens zugänglich macht.
Die Vorteile des neuen Verfahrens kommen sowohl den Bürgern als auch dem Bayerischen Landtag selbst zugute:
Guido Eckert
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Der Bayerische Landtag ist eines der obersten Staatsorgane Bayerns. Als solches steht das Parlament im Zentrum des politischen Systems des Freistaates. Laut Bayerischer Landesverfassung haben alle Bürger Bayerns das Recht, sich schriftlich mit Bitten oder Beschwerden, also einer Petition, an den Landtag zu wenden. Mehr als 15.000 Petitionen erreichen den Bayerischen Landtag pro Wahlperiode. Sie werden vom Ausschuss für Eingaben und Beschwerden bzw. einem der 12 Fachausschüsse des Parlaments bearbeitet. Jede eingegangene Petition löst einen bestimmten Bearbeitungsprozess im Landtag aus – das Petitionsverfahren.
