Die Stadtwerke Tübingen – alias swt– richten ihren Blick fast immer auf das große Ganze, manchmal aber auch nur auf Kleinigkeiten vor der Haustür. Sie haben eine Leidenschaft für nachhaltige Energie, lieben Busse und Bäder und treiben Innovationen im Unternehmen sowie der Region voran. Und das schon seit über 160 Jahren. Neben Veränderungen in ihrer Branche muss sich aber auch die IT der swt anpassen, um immer „Up to Date“ zu bleiben. Dies gelang mit DATAGROUP an ihrer Seite, da das Unternehmen bereits vielfältige Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Stadtwerken und weiteren öffentlichen Auftraggebern vorweisen kann.
Da die aktuell genutzten SAP-Systeme der Generation SAP ECC nur noch bis 2027 gewartet werden, und höchste Sicherheitsstandards für die Stadtwerke Tübingen von großer Bedeutung sind, war ein Upgrade selbstredend: Das neue SAP S/4HANA sollte im Greenfield-Ansatz eingeführt werden.
DATAGROUP setzte das neue S/4HANA-System auf Basis der SAP-Best-Practice-Prozesse wie eine grüne, weite Wiese komplett neu auf. 70 – 80 % der Geschäftsprozesse der swt waren bereits durch den SAP Standard abgedeckt. Die restlichen 20 – 30 % wurden durch das Team von DATAGROUP durch Zusatz-Customizing vervollständigt. Für die Stadtwerke Tübingen war der Greenfield-Ansatz perfekt geeignet, da die bestehenden Prozesse ihres SAP ECC verschlankt werden sollten und mit dem SAP S/4HANA-System ein Neustart und eine zeitgemäße Modernisierung möglich war.
Bevor die Einführung starten konnte, führte unser Team eine Fit-to-Standard Analyse durch. Dieses sechs-monatige, prozessorientierte Vorprojekt diente der Bewertung, wie hoch die prozentuale Abdeckung der von SAP ausgelieferten SAP Best Practices im Bezug auf die Geschäftsprozesse der swt sein würde. Im Anschluss wurde ein zwölf-monatiges SAP S/4HANA-Einführungsprojekt mit folgenden Prozessen beauftragt:
Im Rahmen des Projekts wurde auch der Einsatz von neuen, flexiblen Workflows von SAP festgelegt. Zusätzlich wurde die DATAGROUP-eigene Lobster-Lösung für den Versand von X-Rechnungen implementiert. Dabei handelt es sich um den deutschlandweiten Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern, was der Richtlinie 2014/55/EU entspricht.
Bei fast 60 Buchungskreisen innerhalb der Stadtwerke Tübingen galt es, sehr sorgfältig zu arbeiten.
Zahlreiche Stakeholder und ihre prozessuale Interessen mussten mit der Neueinführung des SAP-Projektsystems, einer entsprechenden Budgetierung, dem SAP Investitionsmanagement und der Instandhaltung sowie dem Aufbau neuer Ad-Hoc-Berichte in Einklang gebracht werden. Durch die umfassende Koordination gelang DATAGROUP eine erfolgreiche Zusammenführung aller integrativen Prozesse. Nach dieser Herausforderung stellte der reibungslose Go-Live einen großen Erfolg für das Projektteam von DATAGROUP und der swt dar.
Dies ist nicht nur der sehr guten Testdurchführung und Cut-Over-Planung zu verdanken, sondern auch dem von Anfang an gelebten ONE-TEAM-Gedanken der swt und DATAGROUP. Es fand während der gesamten Projektlaufzeit ein regelmäßiger Austausch mit dem gesamten Projektteam von rund 25 Personen, sowie eine beidseitig positiv und konstruktiv gelebte, sehr enge Zusammenarbeit in der Projektleitung statt.
Zudem konnte DATAGROUP durch umfassende Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern und ihren Sicherheitsstandards punkten.
Kontakt
Bhawani Moennsad
SAP Projektleiterin
+49 711 49005 17 140
bhawani.moennsad@datagroup.de
über 160 Jahre Unternehmensgeschichte
rund 600 Mitarbeitende
knapp 60 Buchungskreise
Die Stadtwerke Tübingen und die rund 600 Menschen dahinter sorgen als innovatives und 100 % kommunales Unternehmen seit über 160 Jahren für eine zuverlässige Versorgung mit Strom, Erdgas, Wärme und natürlich Trinkwasser. Schnelles Internet via Glasfaser für Unternehmen. Ein dichtes Busnetz Tag und Nacht. Spaß, Sport und Erholung in drei Bädern. Leistungen, die das Leben der Tübingerinnen und Tübinger angenehmer machen, die unverzichtbar sind und die trotzdem meist unauffällig im Hintergrund laufen. Oder kurz: ihr Steckenpferd ist die Daseinsvorsorge. Ca. 75 % des Tübinger Stromverbrauchs wird in eigenen Anlagen aus erneuerbaren Energien erzeugt und weitere Solar- und Windparks sind in Planung. Basis für dieses nachhaltiges Wachstum ist eine starke Verwurzelung in der Region.
Die Zukunft der Mobilität färbt sich grün – die SBRS GmbH hat erkannt, dass E-Mobilität nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Kommunen, Verkehrsbetriebe und Unternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Umweltschutz ist. Das Unternehmen bietet Komplettlösungen für integrierte E-Ladeinfrastrukturen von der Planung, Umsetzung bis zum Betrieb und den dazugehörigen Softwaretools.
Mit diesen zukunftsträchtigen Themen ist die SBRS GmbH besonders interessant. Um das SAP-System der SBRS mithilfe eines Carve-In-Projekts in die neue Muttergesellschaft Shell zu integrieren, wurde ein lokaler Partner gesucht – und mit DATAGROUP gefunden. DATAGROUP begleitete den gesamten Carve-Out-Prozess der SBRS GmbH und kümmert sich seitdem um deren SAP ERP-System, welches als zentral die Abwicklung von jeglichen Kernprozessen des Unternehmens unterstützt.
In diesem Zuge erfolgte auch die (Neu-)Vergabe der SAP-Berechtigungen durch DATAGROUP. Dabei hat DATAGROUP den SAP-Bereich der SBRS an die Vorgaben und Regelungen der neuen Muttergesellschaft angepasst.
Damit SBRS im Anschluss an den Carve-Out-Prozess seine IT-Services weiter ausbauen und optimieren kann, gibt DATAGROUP dem Unternehmen auch die Application Management Services – kurz SAP AMS – an die Hand. Es handelt sich dabei um einen Service zur Nutzung und Weiterentwicklung der SAP-Anwendungslandschaft. Dieser besteht aus vielen Einzelleistungen, wie z. B. der Verarbeitung von Tickets, die unterschiedliche SAP-Module betreffen. Dies führt zu einer Betreuung der SAP-Applikationen, welche von den jeweiligen Spezialist*innen auch mittel- und langfristig gepflegt und weiterentwickelt werden können.
Um die SBRS bei ihrem Carve-Out und der Integration in einem international agierenden Unternehmen bestmöglich zu unterstützen, begleitete DATAGROUP den Prozess mit physischen Treffen in englischer Sprache.
Uwe Jergens
uwe.jergens@datagroup.de
+49 89 996872 270
SBRS GmbH – ein Unternehmen der Shell Gruppe – ist Partner für grüne Nachhaltigkeit und bietet zügige, zuverlässige und sichere Ladeinfrastruktur für Fahrzeugflotten, E-Busse, E-LKW und E-Schiffe sowie die entsprechenden Softwaretools. SBRS bietet umfassende Planung, Umsetzung und Integration von Ladelösungen aus einer Hand. Kommunen, Verkehrsbetriebe und Unternehmen können sich auf SBRS verlassen, wenn es darum geht, Fuhrparks zu elektrifizieren und so eine nachhaltige und umweltfreundliche Lösung zu schaffen. www.sbrs.com
Bereits seit vielen Jahren ist DATAGROUP ein strategischer Partner im Bereich IT sowie SAP-Hosting und -Beratung der Tyczka Gruppe. Die Erarbeitung einer Transformations-Roadmap im Rahmen des Value Checks war der Beginn der Reise in Richtung SAP S/4HANA, die die beiden Partner derzeit gemeinsam bei Tyczka meistern.
Zu Beginn steht bei DATAGROUP immer ein guter Plan: Da in der Tyczka Gruppe mehrere SAP-Systemlandschaften auf dem Weg zu SAP S/4HANA konvertiert werden müssen, haben die DATAGROUP-Expert*innen eine individuelle Roadmap für den Kunden erstellt. Diese erstreckt sich über mehrere Jahre und gliedert das Gesamtprogramm unter fachlichen, ressourcenseitigen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten in eine sinnvolle Projektfolge.
Das Projektprogramm war komplex und beinhaltete mehrere Go-Lives. Aus diesem Grund führte die Tyczka-Gruppe gemeinsam mit DATAGROUP im Rahmen der Roadmap Workshops zur Migration und zum Cut-Over für jede einzelne SAP-Landschaft durch. In diesen wurde klar, dass in einer der SAP-Landschaften ausgewählte historische Daten zwingend im Tagesgeschäft benötigt werden und somit auch nach der Umstellung online abgerufen und verwendet werden müssen. Hier wäre der Brownfield-Ansatz eine typische Vorgehensweise. Jedoch hätte dies ein Anpassen sämtlicher Eigenentwicklungen, die bereits für die Transformation vorbereitet waren, zur Folge gehabt.
Um hier möglichst risikoarm unterwegs zu sein, entschied sich der Kunde auf Basis der Beratung von DATAGROUP für einen Strategiewechsel. So erfolgt bei der Umstellung nun eine selektive Datenmigration; die SAP-Systemlandschaften werden nicht untereinander konsolidiert. Dieser Strategieansatz ist ein Mittelweg zwischen den beiden bekannten Ansätzen „Greenfield“ und „Brownfield“. In diesem konkreten Fall wird das bisherige System ohne Daten kopiert und auf SAP S/4HANA konvertiert. Im Anschluss wird dieses „leere“ System per Datenmigration gezielt mit ausgewählten historischen Daten gefüllt. Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Tyczka im Tagesgeschäft durch die Migration möglichst wenig zu beeinträchtigen, wird diese über einen längeren Zeitraum gestreckt und kann flexibel getaktet werden.
Aktuell werden die Entwicklungen zu der selektiven Datenmigration fertiggestellt und weitere Testmigrationen durchgeführt. Im Anschluss werden mit den Fachbereichen des Kunden Funktions- und Prozesstests ausgeführt. Anschließend erfolgt dann die „Generalprobe“ und der finale Go-Live.
Adele Woidy
T +49 89 996872 253
adele.woidy@datagroup.de
4
Standorte
über 600
Mitarbeitende
450
SAP User
Die Tyczka Unternehmensgruppe, gegründet 1924, mit Stammsitz im bayerischen Geretsried beschäftigt rund 600 Mitarbeitende. Zu ihr gehören mehrere mittelständische Gesellschaften und Beteiligungen in Deutschland, Österreich und Polen. Die Kerngeschäftsfelder sind die bundesweite Energieversorgung mit Flüssiggas (Propan und Butan) sowie die Vermarktung und die Produktion von Industriegasen. Zudem investiert die Tyczka Unternehmensgruppe in den Bereich Wasserstoff und erhöht hierdurch ihren Beitrag zur Dekarbonisierung der Wirtschaft und den Umbau hin zu einer nachhaltigen Energieversorgung. Tyczka ist bundesweit einer der Marktführer im Vertrieb von Flüssiggas in Flaschen und der Versorgung im Tank. Daneben besteht ein europaweites Trading-Geschäft mit Flüssiggas.
Wenn in München und dem Münchner Umland abends das Licht in der Küche angeht, warmes Wasser aus dem Wasserhahn kommt und das Abendessen gekocht wird, dann stecken dort überall IT-Services von DATAGROUP drin. Denn der IT-Dienstleister zeichnet sich verantwortlich für die IT-Ausstattung und den IT-Service für rund 9.000 Arbeitsplätze der Stadtwerke München (SWM). Hierbei ist von DATAGROUP jederzeit Höchstleistung gefragt, denn die Mitarbeitenden der SWM betreuen von ihren Arbeitsplätzen aus auch kritische Infrastruktur: Sie sorgen Tag für Tag dafür, dass die Energieversorgung, der öffentliche Nahverkehr und vieles mehr in und um die bayerische Landeshauptstadt „rund laufen“.
Bereits vor einiger Zeit überzeugte DATAGROUP die SWM, IT-Services im Bereich Client Management an den IT-Dienstleister auszulagern. Hierbei punktete DATAGROUP nachhaltig mit ihren Leistungen, indem unter anderem einheitliche Standards für Client Management und Software-Rollout geschaffen wurden. Dies reduziert den Zeitaufwand, da beispielweise über die Bereitstellung von Software nun schneller entschieden und diese dann zügiger den Endanwender*innen zur Verfügung gestellt werden kann.
Diese ersten Erfolge sind Grundlage dafür, dass die SWM den bestehenden Vertrag mit DATAGROUP nicht nur verlängert, sondern auch deutlich erweitert hat. Seitdem ist der IT-Dienstleister bei den SWM verantwortlich für:
Im Bereich Client Management betreut DATAGROUP rund 8.400 Windows- und mehr als 100 Mac-Endgeräte sowie ungefähr 1.500 mobile Devices, wobei diese Zahl beständig wächst. Vom Betriebssystem über Fachanwendungen bis hin zu Updates und Patches übernimmt DATAGROUP hier die schnelle und reibungslose Bereitstellung. Mehr als 500 Softwarepakete sind derzeit für die SWM Mitarbeiter*innen verfügbar, um ihre vielfältigen Aufgaben zu unterstützen. Derzeit wird außerdem von DATAGROUP die Verwaltungssoftware für die mobilen Endgeräte von MobileIron auf Microsoft Intune umgestellt.
Ein Teil der SWM-Clients befindet sich an den rund 100 Standorten des Unternehmens in und um München. So finden sich auch IT-Arbeitsplätze in Schwimmbädern oder Kraftwerken. Jeder einzelne dieser Clients muss regelmäßig erreicht werden und mit der nötigen Software und insbesondere den wichtigen Security Updates ausgestattet werden. Gerade hier unterstützt die standardisierte Vorgehensweise von DATAGROUP, da sie die notwendige Transparenz schafft. Clients sind oft das erste Einfallstor bei Cyberangriffen, weshalb eine schnelle und konstante Bereitstellung von Updates sehr wichtig ist.
Die DATAGROUP-Expert*innen im Service Desk sind die IT-Ansprechpersonen für die Beschäftigten der SWM. Im Monat lösen sie – mit Unterstützung eines Supportteams im Hintergrund – durchschnittlich mehr als 3.500 Anfragen. Die SWM Mitarbeiter*innen können sie per E-Mail, Telefon oder mittels eines Web-Portals erreichen. Diese Leistung am „Single Point of Contact“ rund um die IT sind besonders herausfordernd, da angesichts der von der SWM betreuten Infrastruktur rund um die Uhr und mit teilweise sehr schnellen Reaktionszeiten gearbeitet werden muss.
DATAGROUP betreibt zudem am SWM Campus in München einen Service Point als persönliche Anlaufstelle für alle Mitarbeiter*innen der SWM. Von Montag bis Freitag sind an zentraler Stelle auf dem Campus ganztägig DATAGROUP-Ansprechpartner*innen anzutreffen. Sie unterstützen dort unbürokratisch, z. B., indem sie kleinere Ersatzteile ausgeben, Fragen beantworten oder Schwierigkeiten direkt am Endgerät der Mitarbeitenden mit diesen gemeinsam lösen.
Das IT-Service-Angebot von DATAGROUP bei den SWM wird abgerundet durch den Field Service. Wenn Schwierigkeiten mit der IT nicht remote mittels des Service Desks gelöst werden können, suchen die DATAGROUP-Mitarbeitenden die betroffenen Endanwender*innen direkt an ihren Arbeitsplätzen auf. Dies kann zum Beispiel vorkommen, wenn Hardware getauscht werden muss. Aber auch Kassen- und Einlass-Systeme in Schwimmbädern und Kantinen der SWM betreut DATAGROUP mit dem Field Service.
Ergänzend werden auch mobile Service Points an verschiedenen Standorten angeboten. Hierbei kommen Ansprechpartner*innen an festen Tagen im Monat an einzelne Standorte. Dieses Angebot entstand aus den positiven Erfahrungen des Service Points auf dem SWM-Campus. So können auch SWM-Mitarbeitende an kleineren Standorten ihre IT-Anliegen persönlich besprechen.
Uwe Jergens
T +49 89 996 872 270
uwe.jergens@datagroup.de
rund
betreute Endanwender*innen
rund
Service-Desk-Tickets pro Monat
mehr als
betreute Standorte im Field Service
rund
betreute Windows-, Mac- uind mobile Endgeräte
Die Stadtwerke München (SWM) sind als kommunaler Energieexperte der Landeshauptstadt München eines der größten Energie- und Infrastrukturunternehmen Deutschlands. Sie versorgen die Stadt sicher und klimaschonend mit Energie (Strom, Erdgas, Fernwärme, Fernkälte) und mit quellfrischem Trinkwasser. Darüber hinaus betreiben die SWM 18 Hallen- und Sommerbäder. Ihre Verkehrstochter MVG verantwortet die umwelt- und stadtverträgliche Mobilität mit U-Bahn, Bus und Tram sowie mit neuen innovativen Mobilitätslösungen. Im SWM-Konzern arbeiten rund 10.000 Mitarbeiter*innen. Der Konzernumsatz lag 2021 bei 8,3 Milliarden Euro.
Aufgrund der Novellierung der Gasnetzzugangsverordnung (GasNZV) aus dem Jahr 2017 mussten aus den damals bestehenden zwei Marktgebieten ein gemeinsames deutschlandweites Marktgebiet gebildet werden. Die beiden Markgebietsverantwortlichen NetConnect Germany GmbH & Co KG, Ratingen (NCG) und GASPOOL Balancing Services GmbH, Berlin (GPL) hatten sich darauf verständigt, diese Marktgebietszusammenlegung mit der Verschmelzung der beiden Unternehmen zur Trading Hub Europe GmbH zum 01.06.2021 umzusetzen.
Ein Zusammenschluss ist auch im IT-Bereich mit großen Herausforderungen verbunden, u.a. musste zunächst eine gemeinsame IT-Infrastruktur erschaffen werden.
Eine weitere Hauptaufgabe war die Implementierung des Applikationsportfolios für die Unterstützung der Geschäftsprozesse und der hierfür benötigten IT-Infrastruktur.
Diese Aufgabe gewinnt an Komplexität, da diese Implementierung im laufenden Tagesgeschäft vollzogen werden musste. Eine Aufgabe, bei der sich die Unternehmen für DATAGROUP als Partner entschieden haben.
Die Besonderheit in diesem Projekt bestand darin, aus bislang zwei getrennten SAP-Systemen eine einheitliche IT-Landschaft zu formen obwohl zu diesem Zeitpunkt der Zusammenschluss der beiden Unternehmen GASPOOL Balancing Services GmbH und NetConnect Germany GmbH & Co KG noch nicht stattgefunden hatte. Beide Gesellschaften hatten eigene Prozesse, die zuerst analysiert, vereinheitlicht und im Anschluss zusammengeführt werden mussten.
Darüber hinaus war die Schnittstellenanbindung in beiden Gesellschaften sehr komplex. Die eigentliche Wertschöpfung findet zudem nicht im SAP-System statt, sondern in vorgelagerten und spezialisierten Drittsystemen. In diesen werden die Belege erstellt und verwaltet und dann in SAP übergeben, wo dann die gesamte kaufmännische Abwicklung und das Reporting stattfindet.
Es galt also für DATAGROUP, zwei komplexe, bisher getrennte Infrastrukturen so zusammenzuführen dass die neu gegründete THE die neuen einheitlichen Prozesse digitalisiert und effizient in SAP durchführen konnte, bei gleichzeitiger bruchfreien Anbindung der zahlreichen Drittsysteme über Schnittstellen.
DATAGROUP überzeugte THE mit dem methodischen Ansatz des Rapid Prototyping als Greenfield Ansatz. Bei dieser Vorgehensweise werden alte Prozesse nicht im neuen S/4HANA System übernommen, sondern die Prozesse auf der sog. „grünen Wiese“ neu gedacht. Ziel war es, S/4HANA auf Basis der SAP Best Practices im Standard einzusetzen, das heißt sogenannte Z-Programme, also Eigenentwicklungen außerhalb des SAP-Standards möglichst abzulösen. Dies gelang und THE profitiert von den daraus resultierenden Vorteilen:
Brigitte Wallesch
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brigitte.wallesch@datagroup.de
Mit der Trading Hub Europe GmbH besteht in Deutschland einer der attraktivsten und zukünftig liquidesten Gashandelsplätze Europas. Von dem Zusammenschluss der beiden Marktgebietsverantwortlichen GASPOOL Balancing Services GmbH und NetConnect Germany GmbH & Co KG profitieren Transport- und Endkunden, Netzbetreiber und Bilanzkreisverantwortliche.
Die Datenmengen, die Unternehmen verwalten, steigen ständig. Es ist nicht immer leicht, dabei den Überblick zu behalten und die richtigen Prozesse zu implementieren, mit denen der Datenbestand aktuell und gesetzeskonform gehalten wird. Eine Lösung hierfür ist das von der SAP AG entwickelte Information Lifecycle Management, kurz ILM. Doch bevor man damit starten kann, sollte man erst einen Überblick über die eigenen Daten bekommen. Genau hier setzte DATAGROUP bei der LEAG an. In einem umfassenden Analyseprojekt wurde der Datenbestand untersucht und Empfehlungen abgeleitet, die in Zukunft ein effizienteres Arbeiten ermöglichen.
Das Energieunternehmen LEAG verfügt über riesige Datenvolumina. Basis für die Ausschreibung einer Information Lifecycle Management Implementierung in SAP waren die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung an einen datenschutzkonformen Einsatz von SAP-Systemen. DATAGROUP überzeugte das Unternehmen mit dem Lösungsansatz, eine umfassende Analyse und Clusterung der Daten vorzunehmen. Denn um eine erfolgreiche Implementierung eines ILM-Systems durchzuführen ist es wichtig, das System und den Datenbestand genau zu kennen.
In einem rund vier Monate dauernden Projekt analysierte DATAGROUP die SAP-Datenbank und führte mit jedem Fachbereich Interviews über die vorhandenen Daten durch. Das Ziel war eine realistische Einschätzung der vorhandenen Daten und darauf bezogenen Prozesse, um auf dieser Basis passende Information Lifecycle Prozesse aufzusetzen.
Das Ergebnis war aufschlussreich und bietet eine wertvolle Grundlage, um das Datensystem vor der Einführung einer ILM-Lösung zu bereinigen und dadurch nicht nur die Effizienz zu steigern, sondern auch konkret Kosten zu sparen.
Es wurde unter anderem festgestellt, dass das SAP-System eine sehr große Menge an Daten enthält, was darin begründet liegt, dass es historisch gewachsen ist. DATAGROUP erarbeitete auf Basis der Analyse neue, hilfreiche Konzepte und gab Empfehlungen zur Reorganisation des Systems:
Chris Schulz
T +49 172 81 323 54
chris.schulz@datagroup.de
Die LEAG liefert Strom und Wärme für Millionen Haushalte, die Industrie und das öffentliche Leben – zuverlässig bei allen Wetterlagen, flexibel und bezahlbar. Dafür arbeiten ihre rund 7.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie machen die LEAG zum größten Energieunternehmen im Osten Deutschlands und zu einem der wichtigsten privatwirtschaftlichen Arbeitgeber und Ausbilder der Region Lausitz. Rund 3.300 Partnerfirmen begleiten sie mit Lieferungen und Leistungen im Umfeld von Bergbau und Energie.
www.leag.de
Büroartikel schnell und ohne Papierkram bestellen – für SWU-Fachabteilungen kein Problem. Die Einkaufsabteilung hat das System erneuert und bietet es verbessert an. Damit können zusätzlich Artikel der Elektroinstallation wie zum Beispiel Lichtschalter bestellt werden. 160.000 Artikel dieser Warengruppe sind derzeit online verzeichnet, aufgeteilt auf zwei am Bildschirm abrufbare Kataloge unterschiedlicher Lieferanten. Doch nicht nur die Warenauswahl auf dem „elektronischen Marktplatz“ ist größer geworden. „Die Bedienbarkeit hat sich weiter vereinfacht dank der neuen, klaren gegliederten Oberfläche“, sagt Gruppenleiter Jürgen Gessler
Keine Bedarfsmeldung mehr ausfüllen. Warenkataloge am Bildschirm studieren und in aller Ruhe per Mausklick bestellen. Mit einem Klick auch den Wareneingang bestätigen, denn die Ware wird direkt ins Büro oder in die Werkstatt geliefert. Keine Rechnung mehr abzeichnen und kontrollieren, denn die Bestätigung des Wareneingangs löst die Gutschrift auf das Konto des Lieferanten aus: Das Einkaufen auf der elektronischen Plattform spart Zeit, vor allem aber Prozesskosten.
Insbesondere bei der so genannten Katalogware überstieg der Bestellvorgang vor Einführung des E-Procurement häufig den Stückpreis des Artikels, bei Kugelschreibern etwa oder Schraubendrehern um ein Zigfaches.
DATAGROUP hat bei der SWU die Erstanwendung namens „Utility Place“ abgelöst. Speziell beim Genehmigungsvorgang von Bestellungen sieht Jürgen Gessler Verbesserungen. „Der Besteller erhält noch schneller das grüne Licht seines Chefs“.
Denn mit dem Mausklick auf den Button „Bestellen“ schickt das System bei Überschreitung des festgelegten Bestelllimits dem zuständigen Vorgesetzten automatisch eine E-Mail. Ein Link in dieser Mail führt den Vorgesetzten auf den bestellten Artikel. Ist dann das Häkchen „genehmigt“ aktiviert, erhält der Besteller augenblicklich die entsprechende Rückmeldung – und die Bestellung wird elektronisch an die Lieferanten übermittelt.
Der nächste Vorteil: Das System ist voll ins vorhandene SAP integriert. Dadurch kann sich der Besteller jederzeit ein Bild darüber machen, wie viel seines für diese Art von Bestellungen ange-meldeten Etats noch zur Verfügung steht.
Die Aufnahme unterschiedlicher Warensortimente in das elektronische Beschaffungssystem bringt generell mehr Transparenz in die SWU-weit getätigten Bestellungen. Bei Artikeln wie Lichtschalter, Kabelbindern, Kabelkanälen, Leuchtmittel und dergleichen mehr hat Jürgen Gessler in der Vergangenheit einen „Einkaufs-Tourismus“ beobachtet: Die Fachabteilungen gingen von Laden zu Laden, um den passenden Artikel hernach trotzdem über die klassische Bedarfsmeldung zu beschaffen. „Das ist durch die Lösung überflüssig geworden“, sagt der Gruppenleiter.
Unter dem Leistungsangebot bietet die DATAGROUP eine umfangreiche Lösungssuite und einen Stab an Mitarbeitern, die sich auf die Entwicklung und Umsetzung von E-Business-Lösungen spezialisiert haben. Profitieren Sie von dieser umfassenden Kompetenz und sprechen Sie noch heute mit uns. Es gibt eine Basisversion. Durch individuelle „Aufbauten“ erhalten die Anwender eine maßgeschneiderte Lösung – wie die SWU.
Franz Seibl, bei der SWU als Systemadministrator zuständig für das E-Procurement, zieht eine positive Zwischenbilanz: „Die Lösung läuft seit der Einführung äußerst stabil. Die Akzeptanz bei den Anwendern ist sehr gut“. Erst seit etwa 15 Jahren sind funktionsfähige E-Procurement-Systeme bei deutschen Firmen im Einsatz. Die SWU gehörte zu den ersten Energieversorgern, die so etwas eingeführt hat.
Henriette Wander
Henriette.Wander@datagroup.de
+49 731 93542-815
Die SWU Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm GmbH bietet in Stadt und Umland eine breite Produktpalette und umfangreiche Dienstleistungen rund um die Bereiche Energie, Netze, Trinkwasser, Telekom-munikation und Mobilität an. Die SWU-Unternehmensgruppe versteht sich als moderner Dienstleister. Nachhaltigkeit, sichere Versorgung, Kundenservice und Verlässlichkeit stehen in der Werteskala ganz oben. Die SWU-Unternehmensgruppe bilden, neben der Holding, fünf operativ selbstständige Gesellschaften: SWU Energie, Stadtwerke Ulm/Neu-Ulm Netze, SWU Verkehr, SWUmobil und SWU TeleNet.
Mit dem langjährigen SAP-Kunden Tyczka erarbeitete DATAGROUP mit Hilfe des Value Checks eine S/4HANA Transformations-Roadmap als fundierte Entscheidungsgrundlage für das Management.
Bereits seit vielen Jahren ist DATAGROUP ein strategischer Partner von Tyczka im Bereich IT und SAP Hosting und Beratung. Da die aktuell genutzten SAP Systeme der Generation SAP ECC 2027 aus der Wartung laufen, war klar, dass gehandelt werden muss. Eine Investition in die neue Software Generation S/4HANA will allerdings gut überlegt und argumentiert sein. Mit dem ValueCheck für S/4HANA bot DATAGROUP eine Methodik an, um gezielt Mehrwerte zu identifizieren und in eine kundenindividuelle Roadmap zu transferieren. Tyczka und DATAGROUP haben das Projekt zum ValueCheck im Herbst 2019 gestartet.
Ziel des Projektes war die Erarbeitung einer S/4HANA Transformations-Roadmap als fundierte Entscheidungsgrundlage für das Management. Nicht nur das Thema Wartungsende überzeugte Tyczka davon, dass ein Wechsel auf S/4HANA ein notwendiger Schritt ist. Auch funktionale Optimierungen in den unterschiedlichen Fachprozessen, die nur unter dem neuen System realisierbar sind, zeigten einen wesentlichen Mehrwert für den Kunden auf. Über den DATAGROUP ValueCheck wurden diese individuellen Potenziale gemeinsam erarbeitet, wodurch eine wertvolle Basis geschaffen wurde, auf der das weitere Vorgehen aufbauen kann.
Der Erfolg eines Projektes lässt sich bekanntermaßen vor allem an den erreichten Zielen messen. Vor der Analyse mit dem ValueCheck wurden daher gemeinsam mit dem Management Leitplanken und Projektziele festgelegt. Das geschah nach der SMART Methodik (spezifisch – messbar – ausführbar – realistisch und terminiert).
Darauf aufbauend wurde der ValueCheck für S/4HANA, bestehend aus 3 Phasen (SCAN, FOCUS, ACT), durchgeführt. Innerhalb von 4 Monaten wurden die Hauptprozesse und das technische Umfeld untersucht, die Zielstellungen und Alternativen zu deren Erreichung diskutiert und eine individuelle Roadmap zur erfolgreichen Umsetzung der S/4HANA Transformation erarbeitet.
Die Tyczka-Roadmap beinhaltet neben den technischen Komponenten eine prozessuale Verbesserung in unterschiedlichen Funktionsbereichen sowie eine Zeit- und Budgetplanung. Somit besitzt Tyczka einen individuellen Fahrplan nach S/4HANA, der auf die firmenspezifischen Bedürfnisse und Ziele abgestimmt und der realistisch umsetzbar ist.
Brigitte Wallesch
T +49 89 996 872 255
M +49 173 3458285
brigitte.wallesch@datagroup.de
Standorte
Mitarbeiter
SAP User
Laufzeit Value Check
Die Tyczka Unternehmensgruppe, gegründet 1924, mit Stammsitz im bayerischen Geretsried beschäftigt rund 550 Mitarbeiter. Zu ihr gehören mehrere mittelständische Gesellschaften und Beteiligungen in Deutschland, Österreich und Polen. Die Kerngeschäftsfelder sind die Energieversorgung mit Flüssiggas (Propan und Butan) sowie die Vermarktung und die Produktion von Industriegasen.
Tyczka ist bundesweit einer der Marktführer im Vertrieb von Flüssiggas in Flaschen und der Versorgung im Tank. Daneben besteht ein europaweites Trading Geschäft mit Flüssiggas.
Für den international tätigen Mittelständler Balcke-Dürr übernahm DATAGROUP den IT-Carve-Out aus dem ehemaligen amerikanischen Mutterkonzern und anschließend den Betrieb der gesamten IT. Außerdem wurde S/4HANA nach dem Greenfield-Ansatz eingeführt.
Die Balcke-Dürr GmbH ist ein deutsches Mittelstandsunternehmen mit rund 500 Mitarbeitern an Standorten in Deutschland, Italien, Polen, China und Indien. Sie ist Projektfertiger für Kraftwerkskomponenten, Filtersysteme und Services.
Ziel des Carve-Outs war das Herauslösen der IT-Systemlandschaft aus dem ehemaligen amerikanischen Mutterkonzern und der anschließende Betrieb als Managed Service.
Dafür wurde die neue Systemlandschaft geplant, aufgebaut und Schnittstellen und Subsysteme eingebunden. DATAGROUP übernimmt den Betrieb der kompletten IT-Infrastruktur für 500 Anwender an 12 Standorten und in den DATAGROUP Rechenzentren.
Die im Rahmen des Outsourcings übernommene SAP Systemlandschaft wies einen nicht optimalen Nutzungsgrad auf:
Im Rahmen des Projektes wurde die DATAGROUP Value Check Methode inklusive einer ROI-Betrachtung durchgeführt, die zu dem Ergebnis kam, dass sich die Einführung von S/4HANA nach dem Greenfield-Ansatz am besten für das Unternehmen eignet.
Zur Optimierung aller Unternehmens-Kernprozesse nach SAP-Standard wurden Redesign-Workshops durchgeführt. Auf dieser Basis wurden die neuen Prozesse für kaufmännische Funktionen (FI, CO, PS), den Einkauf und die Bestandsführung (MM), die Kundenauftragsabwicklung (SD) mit Integration in die Projektabwicklung und die Personaldisposition (PS und MRS) in Form von Rapid Prototyping eingerichtet.
Ziel war, neben der Abbildung der Prozesse im S/4HANA Standard, die Vereinfachung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse des Unternehmens. Das Projekt für die Einführung in Deutschland lief 8 Monate, während der Rollout nach Italien in Phase 2 innerhalb von drei Monaten abgeschlossen werden konnte.
Kontakt
Brigitte Wallesch
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brigitte.wallesch@datagroup.de
Monate für die Umsetzung in Deutschland
Prozesszeitreduktion
Mitarbeiter
Standorte weltweit
Balcke-Dürr ist einer der führenden Hersteller von Komponenten zur Steigerung der Energieeffizienz und zur Reduktion von Emissionen für die Industrie mit über 130 Jahren Erfahrung in den Bereichen:
DATAGROUP ist seit Dezember 2017 Partner der sonnen GmbH im S/4HANA-Umfeld und erbringt die Leistung S/4HANA Hosting und Basisbetreuung. Die Leistung umfasst die Betreuung einer 3-stufigen S/4HANA Landschaft mit mehreren Modulen einschließlich einer Fiori-Umgebung.
Inklusive der Datenübernahme standen alle Systeme innerhalb von 6 Wochen nach der Auftragserteilung für den produktiven Einsatz zur Verfügung. Die sonnen GmbH geht den konsequenten Weg des ausschließlichen Zugriffs über die Fiori Technologie aus Internet und Intranet. Der kundenseitig gewünschte Zugriff aus dem Internet sowie dem Intranet erforderte zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen im Rechenzentrum von DATAGROUP.
DATAGROUP hat speziell für SAP HANA-basierte Systeme eine zentrale, georedundante Infrastruktur entwickelt, welche den technischen Anforderungen von SAP HANA in besonderer Weise gerecht wird. Durch eine stringente, logische Trennung der einzelnen Kundensegmente im Bereich Storage, Netzwerk und dedizierten virtuellen Maschinen wird für die erforderliche Sicherheit gesorgt. Die Lösung vereint in effizienter Weise die Anforderungen an Flexibilität, Performance und Zuverlässigkeit.
Matthias Menzel
Service Manager
matthias.menzel@datagroup.de
Die sonnen Gruppe ist weltweiter Marktführer für Stromspeicher und Betreiber der größten Stromsharing-Plattform. Als eines der schnellst wachsenden Unternehmen in Deutschland und Europa hat sonnen zahlreiche internationale Auszeichnungen für seine Technologie erhalten. Im Ranking des Massachusetts Institute of Technology (MIT) gehört sonnen neben Amazon, Facebook und Tesla zu den Top „50 Smartest Companies 2016“. Zu den Investoren des Allgäuer Unternehmens zählt u.a. der US-Technologiekonzern General Electric. Mit der sonnenCommunity ersetzt sonnen bisherige Konzepte der Energieversorgung und versorgt so bereits über 100.000 Menschen mit Strom.
Standorte
Mitarbeiter
SAP User
für die Umsetzung